Giải pháp AI · Hỏi đáp tài liệu cho nhân viên
Trợ lý AI nội bộ doanh nghiệp: hỏi là có câu trả lời kèm nguồn
Trợ lý AI nội bộ của Softway đọc quy trình, chính sách, bảng giá, hợp đồng mẫu của công ty và trả lời nhân viên bằng tiếng Việt trong vài giây. Mỗi câu trả lời ghi rõ tài liệu và trang nguồn; ai chỉ được hỏi trong phạm vi tài liệu mình được xem.
- Trả lời theo tài liệu công ty, có trích tài liệu và trang
- Nạp Word, PDF, Excel, Google Drive; tự cập nhật khi tài liệu đổi
- Phân quyền theo phòng ban: bảng lương chỉ kế toán xem được
- Hỏi trên Zalo, website nội bộ, Microsoft Teams, trong CRM, HRM
- Thời gian trả lời trung bình
- 4 giây
- Câu trả lời có trích nguồn
- 100%
- Demo từng tính năng
- 8 video
- Nhân viên hỏi bất cứ lúc nào
- 24/7
Trả lời nhanh
Trợ lý AI nội bộ là gì?
Trợ lý AI nội bộ là chatbot dành cho nhân viên, trả lời câu hỏi dựa trên tài liệu của chính công ty: sổ tay nhân sự, quy trình, bảng giá, chính sách bảo hành. Công nghệ phía sau gọi là RAG: AI tìm đúng đoạn tài liệu rồi mới trả lời, nên có trích nguồn và ít bịa thông tin.
Softway dựng trợ lý có phân quyền theo phòng ban, dùng được trên Zalo, web, Teams và trong phần mềm đang dùng. Thời gian tham khảo: 2–4 tuần.
Phù hợp với ai?
Khi nào doanh nghiệp cần trợ lý AI nội bộ?
Dấu hiệu dễ thấy nhất: cùng một câu hỏi được hỏi đi hỏi lại trong nhóm Zalo công ty mỗi tuần.
Tuyển người mới liên tục
Nhân viên mới hỏi nghỉ phép, chấm công, quy trình; trưởng phòng mất hàng giờ mỗi tuần để trả lời.
Bảng giá, sản phẩm nhiều
Hàng trăm mã hàng, giá đổi theo tháng; nhân viên kinh doanh báo sai giá cho khách.
Quy trình dài, ít người đọc
Tài liệu ISO, hướng dẫn phần mềm nằm trong thư mục; cần là không ai tìm thấy.
Nhiều chi nhánh, cửa hàng
Nhân viên ở xa văn phòng, hỏi qua điện thoại, cần câu trả lời giống nhau ở mọi nơi.
Video demo
Xem trợ lý AI nội bộ trả lời nhân viên qua 8 video demo
Mỗi video khoảng 30–45 giây, có lời thoại và phụ đề. Tên công ty, nhân viên và số liệu trong video là minh hoạ.
- 0:36
1. Hỏi đáp theo tài liệu công ty, có trích nguồn
Nhân viên hỏi bằng tiếng Việt, trợ lý trả lời dựa trên quy trình, chính sách của công ty và chỉ rõ tài liệu, trang nguồn.
- 0:39
2. Nạp tài liệu: Word, PDF, Excel, Google Drive
Kéo thả quy trình, chính sách, bảng giá, hợp đồng mẫu hoặc nối Google Drive; trợ lý tự đọc, chia đoạn và cập nhật khi tài liệu đổi.
- 0:34
3. Phân quyền theo phòng ban
Mỗi người chỉ được hỏi trong phạm vi tài liệu mình được xem: kế toán thấy bảng lương, kinh doanh thì không.
- 0:36
4. Hỏi trên Zalo, website nội bộ, Microsoft Teams
Nhân viên hỏi ở nơi đang làm việc: Zalo, trang nội bộ, Teams hoặc ngay trong phần mềm CRM, HRM; cùng một kho tài liệu và quyền xem.
- 0:32
5. Hướng dẫn nhân viên mới tự học
Trợ lý dẫn nhân viên mới qua lộ trình hội nhập, trả lời mọi câu hỏi và kiểm tra nhanh bằng câu hỏi trắc nghiệm.
- 0:38
6. Hỏi số liệu ngay trong phần mềm
Ngoài tài liệu, trợ lý đọc được số liệu từ CRM, kho, kế toán theo quyền: tồn kho, công nợ, doanh số của tôi.
- 0:34
7. Câu hỏi chưa có câu trả lời
Trợ lý gom những câu nó chưa trả lời được thành danh sách để phòng ban bổ sung tài liệu; tỷ lệ trả lời tăng theo từng tuần.
- 0:34
8. Dữ liệu nội bộ ở đâu và an toàn thế nào
Chọn mô hình AI và nơi lưu tài liệu, kể cả máy chủ riêng; che thông tin cá nhân, không dùng dữ liệu công ty để huấn luyện mô hình công khai.
Tính năng
Tính năng của trợ lý AI nội bộ Softway
Trợ lý được dựng trên tài liệu và phần mềm của chính doanh nghiệp bạn, không phải chatbot dùng chung.
Trả lời có trích nguồn
Mỗi câu trả lời ghi tên tài liệu, mục, trang; bấm vào mở đúng đoạn gốc để kiểm tra.
Nạp tài liệu nhiều dạng
Word, PDF, Excel, Google Drive, trang hướng dẫn; tự đọc lại khi có bản mới, bỏ bản hết hạn.
Phân quyền theo phòng ban
Tài liệu chung ai cũng hỏi được; bảng lương, giá vốn chỉ người có quyền mới được trả lời.
Hỏi ở nơi đang làm việc
Zalo, website nội bộ, Microsoft Teams, nút trợ lý trong CRM, HRM, ERP.
Tra số liệu trong phần mềm
Tồn kho, công nợ khách mình phụ trách, doanh số của tôi; chỉ đọc, không sửa dữ liệu.
Danh sách câu chưa trả lời
Câu trợ lý chưa biết được gom lại, giao phòng ban bổ sung; tỷ lệ trả lời tăng mỗi tuần.
So sánh
Hỏi đồng nghiệp, tìm thư mục hay hỏi trợ lý AI nội bộ?
Ba cách nhân viên đang tìm thông tin, và cái giá ẩn của từng cách.
| Tiêu chí | Hỏi đồng nghiệp, nhóm Zalo | Tự tìm trong thư mục | Trợ lý AI nội bộ |
|---|---|---|---|
| Thời gian có câu trả lời | Vài phút đến vài giờ | 10–30 phút nếu biết chỗ | Vài giây |
| Độ chính xác | Tuỳ người nhớ | Đúng nếu tìm được bản mới | Theo tài liệu mới nhất, có nguồn |
| Làm phiền người khác | Có | Không | Không |
| Bảo mật | Dễ lộ thông tin trong nhóm | Theo quyền thư mục | Theo quyền từng phòng ban, có nhật ký |
| Ngoài giờ | Thường không ai trả lời | Được | 24/7 |
Tài liệu càng gọn, trợ lý càng trả lời tốt. Nếu tài liệu đang rải rác, bắt đầu bằng ứng dụng quản lý tài liệu của Softway để gom về một nơi có phân quyền.
Cách hoạt động
Trợ lý AI nội bộ trả lời một câu hỏi qua 5 bước
Ví dụ: “Em vào làm 3 tháng, nghỉ phép năm được mấy ngày?”
- 01
Nhận câu hỏi
Từ Zalo, web, Teams hay CRM; biết người hỏi là ai, thuộc phòng ban nào.
- 02
Kiểm tra quyền
Chỉ tìm trong các tài liệu người hỏi được phép xem.
- 03
Tìm đúng đoạn
Tìm theo nghĩa, không chỉ theo từ khoá; ưu tiên bản tài liệu còn hiệu lực.
- 04
Viết câu trả lời
Trả lời ngắn, đúng trường hợp của người hỏi, kèm tên tài liệu, mục, trang.
- 05
Không chắc thì nói rõ
Không có trong tài liệu thì nói chưa biết và chuyển cho người phụ trách.
Xu hướng 2026
Vì sao trợ lý AI nội bộ là bước dùng AI an toàn nhất cho doanh nghiệp?
- Rủi ro thấp, dùng hằng ngày: trợ lý nội bộ chỉ đọc tài liệu, không gửi gì ra ngoài cho khách, nên là việc phù hợp để đội ngũ làm quen với AI trước khi giao các việc có quyền ghi dữ liệu.
- Doanh nghiệp Việt đang tăng tốc: theo báo cáo của AWS được VnEconomy dẫn lại, khoảng 26% doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai AI và khoảng 72% trong số đó ghi nhận năng suất tăng đo được.
- Cần quản trị rõ ràng: Gartner cảnh báo hơn 40% dự án agentic AI có thể bị huỷ đến cuối 2027 vì chi phí và rủi ro không kiểm soát được. Bắt đầu bằng trợ lý nội bộ có phân quyền, đo được tỷ lệ trả lời đúng, giúp tránh điều đó.
Công nghệ phía sau trợ lý
- RAG: (truy xuất rồi trả lời): AI chỉ trả lời từ các đoạn tài liệu tìm được, kèm trích nguồn.
- Tìm theo nghĩa: hỏi “nghỉ ốm có được trả lương không” vẫn tìm ra mục “chế độ ốm đau”.
- Quản lý phiên bản: tài liệu hết hạn không được dùng để trả lời.
- Mô hình chạy máy chủ riêng: khi tài liệu nhạy cảm không được rời khỏi công ty.
Chi phí và thời gian
Triển khai trợ lý AI nội bộ mất bao lâu?
Chi phí gồm phí dựng một lần và chi phí chạy hằng tháng (mô hình AI, máy chủ). Softway báo giá sau khảo sát miễn phí; ba phạm vi thường gặp:
| Phạm vi | Gồm những gì | Phù hợp | Thời gian |
|---|---|---|---|
| Trợ lý một phòng ban | Tài liệu của 1 phòng (ví dụ nhân sự), 1 kênh hỏi, trích nguồn, nhật ký | Muốn thử trước | 2–3 tuần |
| Trợ lý toàn công ty | Nhiều phòng ban, phân quyền, Zalo + web + Teams, danh sách câu chưa trả lời | 30–300 nhân viên | 3–5 tuần |
| Trợ lý nối phần mềm | Thêm tra số liệu trong CRM, kho, kế toán, HRM; máy chủ riêng nếu cần | Đã có phần mềm quản lý | 5–8 tuần |
Trợ lý có thể đặt ngay trong phần mềm quản lý nhân sự HRM hoặc CRM của Softway mà nhân viên đang dùng hằng ngày.
Vì sao chọn Softway
Làm trợ lý AI nội bộ cùng Softway
Softway là thương hiệu phần mềm của Công ty cổ phần Vạn Tín Việt, hơn 15 năm làm phần mềm quản lý cho doanh nghiệp Việt.
Dọn tài liệu cùng bạn
Rà tài liệu trùng, hết hạn, mâu thuẫn trước khi nạp; trợ lý chỉ tốt bằng tài liệu của nó.
Phân quyền đúng sơ đồ tổ chức
Quyền theo phòng ban, chức vụ, chi nhánh; đồng bộ với tài khoản nhân viên sẵn có.
Dữ liệu ở nơi bạn chọn
Máy chủ tại Việt Nam hoặc máy chủ riêng; không dùng tài liệu công ty để huấn luyện mô hình công khai.
Nối phần mềm đang dùng
Tra số liệu trong CRM, HRM, kho, kế toán của Softway hoặc phần mềm khác qua API.
Đo được chất lượng
Tỷ lệ trả lời được, câu bị chặn vì quyền, câu chưa có tài liệu, đánh giá của nhân viên.
Mở rộng thành AI Agent
Khi đã quen, trợ lý có thể được giao thêm việc như tạo đơn nghỉ phép, đặt phòng họp.
AI Agent – Nhân viên số
Quy trình
5 bước triển khai trợ lý AI nội bộ
Mỗi bước có bản demo trên chính tài liệu của bạn để duyệt trước khi sang bước tiếp theo.
- 01
Khảo sát
Thu thập 50–100 câu nhân viên hay hỏi, xem tài liệu đang có và nơi lưu.
- 02
Dọn và nạp tài liệu
Bỏ bản trùng, bản hết hạn; nạp và chia đoạn; gắn quyền xem theo phòng ban.
- 03
Chạy thử với 1 phòng
Nhân viên hỏi thật trong 2 tuần; đo tỷ lệ trả lời đúng, bổ sung tài liệu thiếu.
- 04
Mở cho toàn công ty
Thêm kênh Zalo, web, Teams; hướng dẫn nhân viên cách hỏi để có câu trả lời tốt.
- 05
Theo dõi, cập nhật
Báo cáo hằng tháng, xử lý danh sách câu chưa trả lời, cập nhật khi quy định đổi.
Hỏi đáp
Câu hỏi thường gặp về trợ lý AI nội bộ doanh nghiệp
Chưa thấy câu trả lời bạn cần? Gọi 0936 006 058 hoặc để lại số điện thoại ở cuối trang.
Trợ lý AI nội bộ có trả lời sai, bịa thông tin không?
Trợ lý chỉ trả lời từ các đoạn tài liệu tìm được và luôn ghi nguồn, nên nhân viên kiểm tra được ngay. Khi tài liệu không có thông tin, trợ lý nói rõ là chưa biết và chuyển câu hỏi cho người phụ trách, thay vì đoán. Tỷ lệ trả lời đúng được đo và báo cáo hằng tháng.
Cần chuẩn bị tài liệu gì để bắt đầu?
Những tài liệu nhân viên hay hỏi nhất: sổ tay nhân sự, quy trình bán hàng, bảng giá, chính sách bảo hành, hướng dẫn phần mềm. Định dạng Word, PDF, Excel hoặc thư mục Google Drive đều được. Softway giúp rà bản trùng, bản hết hạn trước khi nạp để trợ lý không trả lời theo thông tin cũ.
Nhân viên có xem được tài liệu mật như bảng lương không?
Không. Mỗi tài liệu được gắn quyền theo phòng ban, chức vụ hoặc chi nhánh. Trợ lý kiểm tra quyền của người hỏi trước khi tìm, nên nhân viên kinh doanh hỏi lương đồng nghiệp sẽ bị từ chối lịch sự. Mọi lần hỏi đều có nhật ký: ai hỏi, lúc nào, trợ lý dùng tài liệu nào.
Nhân viên hỏi trợ lý ở đâu?
Ở nơi họ đang làm việc: Zalo, trang web nội bộ đăng nhập bằng tài khoản công ty, Microsoft Teams, hoặc nút trợ lý ngay trong phần mềm CRM, HRM, ERP. Dù hỏi ở kênh nào, trợ lý vẫn nhận ra người hỏi và chỉ dùng đúng những tài liệu người đó được phép xem.
Khi tài liệu thay đổi thì trợ lý cập nhật thế nào?
Khi có file mới trong thư mục đã nối, trợ lý tự đọc lại, chia đoạn và đánh dấu bản cũ là hết hạn để không dùng trả lời nữa. Với tài liệu tải lên tay, người phụ trách bấm cập nhật. Báo cáo cũng nhắc những tài liệu quá sáu tháng chưa được xem lại.
Tài liệu của công ty có bị dùng để huấn luyện AI không?
Không. Tài liệu được lưu ở máy chủ tại Việt Nam hoặc máy chủ riêng của doanh nghiệp. Khi cần dùng mô hình AI bên ngoài cho câu khó, thông tin cá nhân như CCCD, số tài khoản được che trước khi gửi, và nhà cung cấp mô hình được chọn theo điều khoản không dùng dữ liệu để huấn luyện.
Triển khai trợ lý AI nội bộ mất bao lâu?
Trợ lý cho một phòng ban thường mất 2–3 tuần, cho toàn công ty với phân quyền và nhiều kênh 3–5 tuần, nối thêm số liệu trong CRM, kho, kế toán 5–8 tuần. Chi phí gồm phí dựng một lần và chi phí chạy hằng tháng. Softway khảo sát miễn phí rồi báo giá chi tiết.
Tóm tắt nhanh
Những điểm chính về trợ lý AI nội bộ doanh nghiệp
- Trợ lý AI nội bộ trả lời nhân viên theo tài liệu của chính công ty, mỗi câu có trích nguồn.
- Nạp Word, PDF, Excel, Google Drive; tự cập nhật khi tài liệu đổi, bỏ bản hết hạn.
- Phân quyền theo phòng ban; câu hỏi vượt quyền bị từ chối; mọi lần hỏi có nhật ký.
- Hỏi trên Zalo, web nội bộ, Microsoft Teams, ngay trong CRM, HRM, ERP.
- Câu chưa trả lời được gom lại để bổ sung tài liệu; tỷ lệ trả lời tăng theo tuần.
- Triển khai 2–8 tuần tuỳ phạm vi; khảo sát miễn phí qua 0936 006 058.
Demo miễn phí
Thử trợ lý AI nội bộ trên chính tài liệu của công ty bạn
Gửi Softway vài tài liệu mẫu và 20 câu nhân viên hay hỏi, chúng tôi dựng bản demo để bạn tự hỏi thử, rồi gửi báo giá.
- Demo trên tài liệu thật của bạn, miễn phí
- Tư vấn phân quyền và nơi lưu dữ liệu
- Gợi ý tài liệu nên chuẩn bị trước
