Ứng dụng chia sẻ tài liệu, quản lý tài liệu Softway
Phần mềm quản lý tài liệu giống Google Drive cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài liệu Softway là kho lưu trữ trực tuyến cho doanh nghiệp: nhân viên tải lên, sắp xếp, tìm và chia sẻ tài liệu theo phòng ban ngay trên trình duyệt. Khác Google Drive cá nhân, dữ liệu nằm trên máy chủ và tên miền của bạn, quản lý quyết định ai được xem, sửa hay tải xuống từng thư mục.
- Kho tài liệu chung cho cả công ty, chia theo phòng ban
- Chia sẻ link có mật khẩu và ngày hết hạn
- Xem trước PDF, Word, Excel, ảnh, video không cần tải về
- Cài trên đám mây Softway hoặc máy chủ riêng
- Phân quyền theo người, nhóm, thư mục
- Xem · Sửa · Tải lên
- Cho từng link chia sẻ ra ngoài
- Mật khẩu + hạn dùng
- Thay cho USB, ổ cứng, nhóm Zalo
- 1 kho chung
- Hotline hỗ trợ 0936 006 058
- 24/7
Phần mềm quản lý tài liệu là gì?
Một nơi duy nhất cho mọi hồ sơ, hợp đồng và file làm việc
Phần mềm quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) là hệ thống lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu số trong tổ chức. Thay vì mỗi người giữ file trên máy riêng, cả công ty dùng chung một kho có phân quyền, truy cập được từ máy tính và điện thoại.
Hết cảnh hỏi “file đâu rồi?”
Tài liệu nằm trong thư mục chung theo phòng ban, dự án, khách hàng. Gõ vài chữ là tìm ra, không phải lục từng máy.
Kiểm soát ai xem được gì
Hợp đồng, bảng lương, báo cáo thuế chỉ mở cho đúng người. Quyền xem, sửa, tải lên đặt theo người hoặc nhóm.
Làm việc nhóm, kể cả từ xa
Nhân viên ở văn phòng, chi nhánh hay đi công tác đều mở cùng một bản mới nhất, không gửi qua lại email, Zalo.
Tài liệu ở lại khi người đi
File thuộc kho của công ty, không thuộc máy hay tài khoản cá nhân. Nhân viên nghỉ việc, hồ sơ vẫn còn đủ.
Tính năng chính
Tính năng của ứng dụng chia sẻ tài liệu Softway
Bấm từng tính năng để xem màn hình. Ứng dụng dùng trên trình duyệt, không cần cài phần mềm vào máy nhân viên.
Lưu trữ tài liệu theo thư mục
Tạo cây thư mục theo phòng ban, dự án hoặc khách hàng. Kéo thả cả thư mục từ máy tính lên là giữ nguyên cấu trúc.
- Tải lên nhiều file, cả thư mục cùng lúc
- Không gian nhóm riêng cho từng phòng ban
- Gắn sao, xem nhanh file mở gần đây
- Theo dõi dung lượng đã dùng
Chia sẻ tài liệu bằng link an toàn
Gửi tài liệu cho đồng nghiệp hoặc khách hàng bằng một đường link thay vì file đính kèm nặng.
- Mời người xem hoặc sửa bằng email
- Đặt mật khẩu cho link chia sẻ
- Đặt ngày hết hạn, link tự khoá
- Bật, tắt quyền tải xuống
Xem trước file ngay trên trình duyệt
Mở PDF, Word, Excel, PowerPoint, ảnh và video trong trình duyệt để đọc nhanh, không phải tải về rồi mới biết đúng file.
- Xem trước nhiều định dạng phổ biến
- Không cần cài Office trên điện thoại
- Tiết kiệm thời gian và dung lượng máy
Không gian nhóm và phân quyền
Mỗi phòng ban có không gian riêng; trưởng phòng mời thành viên và chọn vai trò cho từng người.
- Vai trò quản trị, được sửa, chỉ xem, tải lên
- Cho người ngoài xem có thời hạn
- Thu hồi quyền ngay khi nhân viên nghỉ việc
Tìm kiếm tài liệu nhanh
Tìm theo tên file rồi lọc theo loại, người sở hữu, thư mục và thời gian sửa để ra đúng tài liệu trong vài giây.
- Lọc theo loại file: PDF, Word, Excel, ảnh…
- Lọc theo người sở hữu và thời gian
- Tìm trong một thư mục hoặc toàn bộ kho
Thùng rác và khôi phục
Xoá nhầm vẫn lấy lại được: file và thư mục bị xoá nằm trong thùng rác cho đến khi quản trị viên dọn.
- Khôi phục về đúng thư mục cũ
- Biết ai đã xoá, xoá lúc nào
- Dọn thùng rác để giải phóng dung lượng
So sánh
Quản lý tài liệu bằng Softway, Google Drive hay USB?
Google Drive cá nhân rất tiện cho một người, nhưng khi cả công ty dùng chung, tài liệu dễ nằm rải rác trong tài khoản riêng của từng nhân viên. Bản miễn phí chỉ có 15 GB dùng chung với Gmail và Google Photos (theo Trợ giúp Google Drive).
Bảng so sánh các cách lưu trữ tài liệu doanh nghiệp
| Tiêu chí | Phần mềm Softway | Google Drive cá nhân (miễn phí) | Ổ cứng, USB, nhóm Zalo |
|---|---|---|---|
| Lưu trữ | |||
| Dung lượng | Theo máy chủ, mở rộng khi cần | 15 GB dùng chung Gmail, Photos | Theo từng thiết bị |
| Nơi đặt dữ liệu | Máy chủ doanh nghiệp chọn | Máy chủ của Google | Rải rác trên từng máy |
| Chạy trên tên miền riêng | Có | – | – |
| Chia sẻ và phân quyền | |||
| Phân quyền theo phòng ban | Có | Đặt thủ công từng file | – |
| Đặt mật khẩu cho link chia sẻ | Có | – | – |
| Ngày hết hạn của link | Có | Chỉ ở bản Workspace trả phí | – |
| Tài liệu thuộc về công ty | Có | Thuộc tài khoản nhân viên | Thuộc người giữ máy |
| Làm việc hằng ngày | |||
| Xem trước PDF, Office, ảnh, video | Có | Có | Phải tải về, mở bằng phần mềm |
| Tìm kiếm và lọc tài liệu | Có | Có | – |
| Khôi phục file xoá nhầm | Có | Có (thùng rác 30 ngày) | Thường mất hẳn |
Phù hợp với ai?
Ai nên dùng phần mềm quản lý tài liệu nội bộ?
Bất kỳ tổ chức nào có từ vài người trở lên cùng làm trên một bộ hồ sơ. Dùng kèm phần mềm quản lý công việc để giao việc có đính kèm tài liệu ngay trong kho.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Gom hợp đồng, báo giá, chứng từ của mọi phòng ban về một kho có phân quyền, thay cho ổ cứng chung trong văn phòng.
Kế toán, hành chính, nhân sự
Lưu chứng từ, hồ sơ nhân viên, quyết định theo năm; chỉ người có quyền mới mở được bảng lương, báo cáo thuế.
Kiến trúc, xây dựng, thiết kế
Chia sẻ bản vẽ, file thiết kế dung lượng lớn với đội thi công và chủ đầu tư bằng link có hạn dùng.
Agency, marketing, truyền thông
Gửi ảnh, video, bộ nhận diện cho khách duyệt mà không phải nén file hay gửi qua nhiều kênh.
Trường học, trung tâm đào tạo
Phát giáo trình, bài giảng, đề thi cho giáo viên và học viên theo từng lớp, từng khoá.
Đơn vị cần dữ liệu ở trong nước
Cài trên máy chủ riêng tại Việt Nam để chủ động quản lý dữ liệu và quyền truy cập.
Bảo mật
Chia sẻ tài liệu trực tuyến mà vẫn giữ an toàn dữ liệu
Quản lý tài liệu tốt là một phần của bảo mật thông tin theo tinh thần ISO/IEC 27001 và giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Phân quyền nhiều cấp
Quyền đặt theo không gian nhóm, thư mục và từng file: quản trị, được sửa, chỉ xem hoặc chỉ tải lên.
Link có mật khẩu và hạn dùng
Link gửi ra ngoài có thể đặt mật khẩu, ngày hết hạn và chặn tải xuống; thu hồi bất cứ lúc nào.
Kết nối mã hoá HTTPS
Mọi lượt tải lên, tải xuống và xem tài liệu đi qua kết nối mã hoá trên tên miền của bạn.
Máy chủ riêng nếu cần
Cài lên máy chủ của doanh nghiệp hoặc máy chủ thuê tại Việt Nam; Softway hỗ trợ cài đặt và cập nhật.
Sao lưu định kỳ
Softway giúp thiết lập lịch sao lưu dữ liệu sang nơi khác để phòng sự cố ổ cứng hay xoá nhầm.
Thu hồi quyền tức thì
Nhân viên nghỉ việc, quản trị viên khoá tài khoản một lần là mọi quyền truy cập dừng lại.
Triển khai thế nào?
5 bước đưa tài liệu của công ty lên một kho chung
Softway đi cùng bạn từ lúc dựng cấu trúc thư mục đến khi nhân viên dùng quen.
- 01
Tư vấn và demo
Chuyên viên tìm hiểu cách công ty đang lưu tài liệu và demo phần mềm trên dữ liệu mẫu.
- 02
Chọn nơi cài đặt
Dùng trên đám mây Softway hoặc cài lên máy chủ riêng, chạy trên tên miền của bạn.
- 03
Dựng thư mục, phân quyền
Tạo không gian cho từng phòng ban, cây thư mục và vai trò của từng người.
- 04
Chuyển dữ liệu cũ
Đưa tài liệu từ ổ cứng, USB, Google Drive lên kho mới, giữ nguyên cấu trúc thư mục.
- 05
Hướng dẫn và dùng thật
Nhân viên được hướng dẫn tải lên, tìm, chia sẻ; hotline hỗ trợ khi cần.
Hỏi đáp
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý tài liệu
Chưa thấy câu trả lời bạn cần? Gọi 0936 006 058 hoặc để lại số điện thoại ở cuối trang.
Phần mềm quản lý tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) là hệ thống giúp tổ chức lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu số ở một nơi. Mọi người truy cập qua trình duyệt theo quyền được cấp, nhờ đó tài liệu không còn nằm rải rác trên máy cá nhân, USB hay trong các nhóm chat.
Phần mềm quản lý tài liệu Softway khác Google Drive thế nào?
Cách dùng quen thuộc như Google Drive: thư mục, kéo thả, chia sẻ link. Khác biệt là kho thuộc về doanh nghiệp, chạy trên tên miền và máy chủ bạn chọn, phân quyền theo phòng ban, link chia sẻ đặt được mật khẩu và ngày hết hạn. Tài liệu không phụ thuộc tài khoản Gmail của từng nhân viên.
Có cài phần mềm lên máy chủ riêng của doanh nghiệp được không?
Được. Bạn có thể dùng ngay trên đám mây Softway hoặc cài lên máy chủ riêng, kể cả máy chủ thuê tại Việt Nam. Softway cài đặt, trỏ tên miền, thiết lập sao lưu và cập nhật phiên bản mới. Cách này phù hợp đơn vị cần tự quản lý dữ liệu hoặc có quy định lưu trữ trong nước.
Chia sẻ tài liệu cho khách hàng bên ngoài có an toàn không?
Có, nếu dùng đúng tính năng. Bạn gửi một link thay vì file đính kèm, đặt mật khẩu, ngày hết hạn và chọn cho phép tải xuống hay chỉ xem. Khi không cần nữa, chỉ một cú nhấp là thu hồi link, người nhận không mở được tài liệu kể cả khi họ còn giữ đường link.
Phần mềm xem trước được những loại file nào?
Ứng dụng xem trước ngay trên trình duyệt các định dạng phổ biến: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ảnh JPG, PNG và video MP4. Các loại khác như bản vẽ DWG, file nén ZIP, RAR vẫn lưu trữ, chia sẻ và tải về bình thường. Nhờ đó nhân viên đọc nhanh tài liệu trên điện thoại mà không cần cài Office.
Nhân viên nghỉ việc thì tài liệu của họ xử lý thế nào?
Tài liệu nằm trong kho của công ty nên không mất theo người. Quản trị viên khoá tài khoản là mọi quyền truy cập dừng ngay, rồi chuyển file của người đó cho người tiếp nhận. Đây là điểm khác lớn so với việc để nhân viên lưu trên Google Drive hay máy tính cá nhân.
Chi phí và thời gian triển khai phần mềm là bao lâu?
Chi phí phụ thuộc dung lượng lưu trữ, số người dùng và nơi cài đặt (đám mây Softway hay máy chủ riêng). Sau buổi tư vấn và demo miễn phí, Softway gửi báo giá chi tiết từng hạng mục và lịch triển khai cụ thể. Bản trên đám mây dùng được ngay khi tạo xong tài khoản.
Tóm tắt nhanh
Những điều cần nhớ về phần mềm quản lý tài liệu
Một kho chung cho cả công ty
Phần mềm quản lý tài liệu gom hồ sơ của mọi phòng ban về một nơi, tìm lại trong vài giây.
Quen tay như Google Drive
Thư mục, kéo thả, xem trước, chia sẻ link; nhưng dữ liệu thuộc doanh nghiệp, chạy trên tên miền riêng.
Chia sẻ có kiểm soát
Phân quyền xem, sửa, tải lên; link ra ngoài có mật khẩu, ngày hết hạn và thu hồi được.
Không mất tài liệu theo người
Nhân viên nghỉ việc, khoá tài khoản một lần, hồ sơ vẫn ở lại kho công ty.
Đám mây hoặc máy chủ riêng
Chọn nơi đặt dữ liệu, kể cả máy chủ tại Việt Nam; Softway cài đặt và hỗ trợ.
Bắt đầu bằng demo miễn phí
Tư vấn, demo trên dữ liệu mẫu và báo giá chi tiết trước khi quyết định.
Có thể bạn quan tâm
Kết hợp với các ứng dụng quản lý khác của Softway
Phần mềm CRM
Lưu báo giá, hợp đồng theo từng khách hàng và cơ hội bán hàng.
Xem phần mềm CRMQuản lý công việc
Giao việc, nhắc hạn và đính kèm tài liệu cho từng đầu việc.
Xem quản lý công việcQuản lý dự án
Theo dõi tiến độ dự án cùng hồ sơ, bản vẽ, biên bản liên quan.
Xem quản lý dự ánQuản lý nhân sự HRM
Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, chấm công và tính lương.
Xem phần mềm HRM
Demo miễn phí
Muốn xem phần mềm quản lý tài liệu chạy với dữ liệu của bạn?
Để lại tên và số điện thoại, chuyên viên Softway sẽ gọi lại, demo trực tiếp và gợi ý cách sắp xếp kho tài liệu cho từng phòng ban.
- Demo theo đúng cách công ty bạn đang lưu tài liệu
- Tư vấn dùng trên đám mây hay máy chủ riêng
- Báo giá chi tiết, minh bạch từng hạng mục
