Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hàng hóa lưu trữ trong kho thì việc quản lý bằng sổ sách có thể mất nhiều thời gian và gây bất tiện cho người quản lý. Chính vì thế để giúp người thủ kho dễ dàng quản lý kho thì file Excel dưới đây là lựa chọn hiệu quả cho bạn, vô cùng dễ sử dụng.

Những file Excel dưới đây là một số file quản lý kho chúng tôi tổng hợp được và cung cấp miễn phí, bạn có thể tham khảo và xem qua những lưu ý cơ bản để sử dụng hiệu quả, dễ dàng nhất nhé!

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho (hay quản lý hàng tồn kho) là quá trình quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến kho hàng, kiểm soát hàng hóa lưu trữ bên trong kho. Nó bao gồm việc theo dõi và điều khiển các hoạt động nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ, quản lý đơn đặt hàng và cung cấp báo cáo kho hàng.

Để quản lý kho cần có một nhân viên thủ kho đây là người làm việc chính để quản lý ở bộ phận kho, chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động liên quan đến vận hành nhà kho và hàng hóa lưu trữ bên trong.

Việc quản lý kho cần thực hiện theo đúng quy trình để đảm bảo hàng hóa luôn đúng yêu cầu về mặt số lượng và chất lượng hàng.

Tại sao cần quản lý kho hàng?

Quản lý kho giúp cho doanh nghiệp và người vận hành có thể nắm bắt được tình hình kho hàng về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa lưu trữ. Từ đó có thể lên kế hoạch cho các hàng tồn, thanh lý hàng tồn, kho nhập thêm hàng mới,cải thiện quy trình quản lý kho để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Việc quản lý kho hàng sẽ hiệu quả hơn nếu dùng các phương pháp quản lý kho phù hợp. Ngày nay có nhiều phần mềm chuyên dụng để quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian gấp hàng chục lần, giảm thất thoát hàng hóa lưu trữ, dự báo những rủi ro phát sinh trước. Tuy nhiên bạn có thể lựa chọn những file excel để quản lý kho hàng của mình, chúng vô cùng đơn giản, dễ dàng sử dụng cho dù đó là những người mới.

Tổng hợp các file Excel quản lý kho

Quản lý kho trải qua nhiều giai đoạn khác nhau như Nhập kho, lưu kho, xuất kho, kiểm kê, lập báo cáo,... từng giai đoạn sẽ có những mẫu file excel khác nhau. Dưới đây là tổng hợp các file excel quản lý kho mà bạn có thể tham khảo.

File Excel quản lý kho Mẫu 1: TẠI ĐÂY

File Excel quản lý kho Mẫu 2: TẠI ĐÂY

File Excel quản lý kho Mẫu 3: TẠI ĐÂY

Mẫu Excel quản lý hàng tồn: TẠI ĐÂY

Ngoài ra, tùy vào mục đích sử dụng bạn có thể tự tạo các file excel quản lý cơ bản của chính mình để dễ dàng theo dõi các tiến trình riêng lẻ. Một số nội dung cần có cho một file excel quản lý kho.

Thông tin DN: tên file, tên công ty/ đơn vị, người phụ trách, người duyệt….

Danh mục hàng hóa: Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Quy cách.

NHẬP HÀNG: Thời gian, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá mua, Thành tiền, Nhà cung cấp.

XUẤT HÀNG: Thời gian, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Thông tin khách hàng (mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ).

TỔNG HỢP HÀNG TỒN: Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, dư đầu kỳ, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.

Ngoài ra có thể thêm: Số chứng từ, ghi chú….

Lưu ý: khi nhập - xuất hàng tồn bạn nên tạo liên kết giữa các sheet thì các thông tin còn lại sẽ hiển thị lên tự động. Ví dụ: Bạn nhập mã hàng ABC thì các thông tin về tên hàng, giá bán,... sẽ tự động được cung cấp mà bạn không cần điền.

Các hàm công thức trong Excel dùng nhiều trong quản lý kho

1. HÀM SUM:

Hàm SUM: Tổng từ 2 cột trở lên

Công thức: =SUM(Number1, Number2,...)

Ví dụ: =SUM(A3:A7).

2. HÀM SUMIF:

Hàm SUM: Tổng từ 2 cột trở lên dựa trên một điều kiện.

Công thức: =SUMIF(Range; Criteria; [Sum_Range]).

Ví dụ: =SUMIF(A3:A7; ,”>8").

3. HÀM COUNT:

Hàm COUNT: Đếm số ô

Công thức: =COUNT(Value1, Value2,....).

Ví dụ: =COUNT(A3:A7).

4. HÀM COUNTIF:

HÀM COUNTIF:Đếm số ô thống kê dựa trên một điều kiện

Công thức: =COUNTIF(Range;Criteria).

Ví dụ: =COUNTIF(A3:A7,”>9″)

5. HÀM CONCATENATE:

HÀM CONCATENATE: Dùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1.

Công thức: =CONCATENATE(Text1, Text2,…)

Ví dụ: =CONCATENATE(A3,B3,C3,D3).

6. HÀM AVERAGE:

HÀM AVERAGE: Tính trung bình cộng

Công thức: =AVERAGE(Number1,[Number2],…),

Ví dụ: =AVERAGE(A3:A7).

7. HÀM SUMPRODUCT:

HÀM SUMPRODUCT : Tổng giá trị hàng hóa

Công thức: =SUMPRODUCT(Array1; Array2; Array3;...)

Ví dụ: =SUMPRODUCT(A3:A7,B3:B7).

Thuận lợi và khó khăn khi quản lý kho bằng Excel

Thuận lợi của việc dùng file Excel để quản lý kho

Dễ sử dụng: Excel ddax quá thông dụng trong đời sống ngày nay, chính vì thế nó vô cùng dễ sử dụng, chỉ cần một thời gian ngắn tìm hiểu là bạn có thể sử dụng được ngay mà không cần có kiến thức chuyên môn về phần mềm quản lý kho để có thể sử dụng.

Giảm thời gian quản lý: So với các biện pháp quản lý thủ công như ghi sổ sách thì nhập dữ liệu vào excel để tính toán quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian đáng kể cho các thủ kho.

Điều chỉnh dễ dàng: Thao tác đơn giản, dễ dàng chỉnh sửa theo mong muốn, điều này giúp tạo ra các bảng tính đáp ứng được nhu cầu quản lý kho cụ thể của từng tổ chức.

Lưu trữ dễ dàng, có thể làm việc trực tiếp trên máy tính, chia sẻ thông tin nhanh chóng, dễ chuyển đổi.

Hạn chế khi dùng file Excel để quản lý kho

Tính bảo mật không cao: Do là phần mềm thông dụng nên Excel tính năng bảo mật không cao. Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình nhập liệu (mất điện, sập sever,...) thì thông tin có thể bị mất. Ngoài ra chúng cũng có thể bị truy cập trái phép nếu không được lưu trữ và chia sẻ đúng cách.

Hạn chế khi dùng quản lý kho lớn: Với các kho chứa hàng quy mô lớn, các kho hàng công nghiệp, kho hàng có nhu cầu quản lý phức tạp, nhiều hàng hóa,... sử dụng Excel có thể trở nên khó khăn, bất tiện và tốn nhiều thời gian hơn.

Sai sót ngoài mong muốn: Việc nhập liệu bằng tay có thể dẫn đến nhập sai, nhằm dữ liệu, thiếu nội dung hoặc nhằm công thức có thể trả về một kết quả sai.

Ngoài ra để thuận lợi trong việc kiểm đếm trong kho, thì hàng hóa phải được lưu trữ gọn gàng trên các kệ chứa hàng để nhân viên quản lý có thể dễ dàng kiểm đếm. Các kệ kho hàng đã và đang là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp vừa giúp tối ưu không gian kho vừa mang lại hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Nếu kho hàng của bạn chưa trang bị kệ chứa hàng thì hãy liên hệ ngay với Cơ Khí Việt để được tư vấn giải pháp kho hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhé!