Quản lý công việc - Tài liệu CRM

 

1. Video hướng dẫn

 

 

2. Danh sách công việc

 

2.1. Tạo công việc mới

Bước 1: Chọn mục [ Công việc ] > [ Danh sách công việc ] > [ Thêm công việc ] hoặc sử dụng nút [ Thêm nhanh ] ở góc trên cùng màn hình.

Bước 2: Mô tả chi tiết công việc, chọn ngày hoàn thành…

Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Lưu ý: Tại khung Mô tả công việc, bạn có thể sử dụng công cụ mindmap (biểu tượng bóng đèn) để tạo việc thay vì dùng xMind bên ngoài.

 

2.2. Giao việc, thêm người theo dõi, thêm đầu việc

Giao việc, thêm người theo dõi:

Để giao việc/thêm người theo dõi công việc, tại màn hình công việc, hãy nhấp vào vào box [ Giao việc cho ] và [ Người theo dõi ] góc phải màn hình.

Người được giao việc sẽ nhận được thông báo qua email và trên hệ thống. SoftwayCRM không giới hạn thêm người ở mục này.

To-do-list:

Thêm chi tiết các đầu công việc cần làm với tính năng [ Thêm đầu việc ]

 

2.3. Tạo công việc lặp lại

Bước 1: Chọn mục [ Công việc ] > [ Danh sách công việc ] > [ Thêm công việc ] Bước 2: Thiết lập thông tin, chọn mục lặp lại, số lần lặp lại

Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Nếu bạn lặp lại theo tuần, tính từ ngày bắt đầu, cứ sau 7 ngày hệ thống sẽ tạo công lặp lại tiếp theo. Người được chỉ định thực hiện công việc sẽ nhận được thông báo qua email hoặc thông báo trên hệ thống.

Để dừng công việc lặp lại này, chỉ cần để ô [ Lặp lại mỗi ] trống.

 

2.4. Sao chép công việc

Tính năng sao chép công việc trong SoftwayCRM giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Tại màn hình [ Công việc ] bấm nút 3 chấm góc phải màn hình và chọn nút [ Sao chép ].

Khi sao chép hệ thống mặc định sao chép người thực hiện, người theo dõi, tình trạng công việc là chưa bắt đầu. Nếu bạn không muốn, có thể bỏ chọn.

​

 

2.5. Tính giờ làm việc

Thời gian làm việc là thời gian bắt đầu cho một công việc. Trong một công việc bạn có thể tính giờ cho nhiều đầu công việc khác nhau.

Tại đây, bạn sẽ thiết lập thời gian thực hiện, người thực hiện, ngày bắt đầu, kết thúc...

 

2.6. Ghi hóa đơn cho công việc

Để xuất hóa đơn cho từng công việc trong dự án, bạn phải đảm bảo công việc đó đã hoàn thành. Tại màn hình dự án, chọn [ Xuất hóa đơn dự án ] ở góc phải màn hình, sẽ xuất hiện màn hình thông tin hóa đơn dự án + tên công việc xuất hóa đơn.

Điền thông tin như các bước tạo Hóa đơn thông thường.

 

3. Dự án

Video hướng dẫn quản trị dự án theo PMI với SoftwayCRM:

 

Tính năng Dự án cho phéo tạo dự án mới, xem các dự án đang thực hiện, xem tổng thể dự án theo sơ đồ Gantt hay lọc dự án nhanh chóng.

 

3.1. Tạo dự án mới

Bước 1: Chọn menu [ Dự án ] > [ Thêm dự án ]

Bước 2: Thiết lập thông tin dự án

Lưu ý:

• [ Gửi email thông báo ] nghĩa là những người trong dự án sẽ nhận được email thông báo.

• [ Thiết lập dự án ] nghĩa là thiết lập quyền xem của khách hàng với dự án.

 

3.2. Thêm công việc dự án

Bước 1: Chọn tên dự án

Bước 2: Chọn [ Thêm công việc ] và thiết lập

Tại đây, có thể gắn nhãn công việc để dễ tìm kiếm, tạo hóa đơn cho từng công việc và đính kèm file mô tả công việc nếu muốn.

 

3.3. Biểu đồ Gantt

Đây là tính năng thú vị nhất trong phần Dự án của SoftwayCRM. Bạn có thể xem tổng quan các dự án theo sơ đồ Gantt hoặc xem từng dự án.

Ngoài ra, có thể xuất thành file PDF siêu đẹp dùng khi thuyết trình hoặc báo cáo.

Tại Dự án, chọn menu [ Biểu đồ Gantt ] và có thể lọc theo các tiêu chí: thành viên, mốc tiến độ, tình trạng.

 

3.4. Ghim dự án

Có thể ghim một dự án ra ngoài menu giúp truy cập vào dự án nhanh hơn.

Bước 1: Chọn nút [ Xem thêm ]

Bước 2: Chọn [ Ghim dự án ]

Sau khi ghim thành công, dự án sẽ xuất hiện ở cuối menu cột dọc bên trái trong phần mềm. Vào dự án, click chuột vào nhé.

 

3.5. Lập hóa đơn dự án

Khi dự án ở trạng thái Đang thực hiện/Đã hoàn thành bạn có thể tạo thêm các Hóa đơn phát sinh trong dự án bằng cách bấm nút [ Xuất hóa đơn cho dự án ] ở góc phải màn hình dự án.

 

4. Hợp đồng

Cho phép:

• Tạo hợp đồng mới

• Thống kê hợp đồng

• Lọc hợp đồng theo nhiều tiêu chí

 

4.1. Thêm mới hợp đồng

• Bước 1: Chọn mục [ Công việc ] > [ Hợp đồng ] > [ Thêm hợp đồng ]

• Bước 2: Điền các thông tin cần thiết: Tên khách hàng, tên hợp đồng, giá trị hợp đồng…

Lưu ý:

• Ẩn với khách hàng: Nếu không muốn khách hàng nhìn thấy hãy tích chọn ô này, và họ sẽ không nhận được thông báo qua email.

• Có thể đính kèm tệp trong hợp đồng

• Chèn các mẫu hợp đồng soạn sẵn để chèn vào nội dung

 

4.2. Mẫu hợp đồng

Để tạo mẫu hợp đồng mới bạn chọn mục [ Hệ thống ] > [ Nội dung soạn sẵn ] > [ Thêm nội dung mẫu ]

Soạn nội dung và [ Lưu lại ]

 

4.3. Nhắc hợp đồng hết hạn

Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Tác vụ tự động (Cron Job) ] > [ Hợp đồng ]

Thiết lập ngày thông báo hợp đồng theo ý muốn và [ Lưu cài đặt ]

 

4.4. Gia hạn hợp đồng

• Bước 1: Tại mục [ Hợp đồng ] chọn tên hợp đồng muốn gia hạn, bấm mục [ Lịch sử ] > [ Làm mới hợp đồng ]

• Bước 2: Kiểm tra lại thông tin thanh toán

• Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]