Giới thiệu và thiết lập hệ thống

 Lời đầu tiên tôi xin phép thay mặt softway cảm ơn các bạn đã tin tưởng tìm hiểu  và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

 Phần mềm quản lý kho là một công cụ hiệu quả để tổ chức, giám sát và điều phối các hoạt động trong một kho hàng hoặc hệ thống kho lưu trữ. Với sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp và sự phức tạp ngày càng tăng của chuỗi cung ứng, việc sử dụng phần mềm quản lý kho trở thành một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả của hoạt động kho.

Phần mềm quản lý kho cung cấp các công cụ và tính năng giúp tổ chức quản lý thông tin thành phẩm, từ quá trình nhập kho đến xuất kho và lưu trữ và các quy trình mang tính chuyên môn như xây dựng công thức hay quản lý khách hàng thành phẩm ,.....

Làm quen với hệ thống

PHẦN I: Hướng dẫn cơ bản 

1. Thao tác trên trang dashboard

Tại trang Dashboard, cho phép người dùng thực hiện các thao tác bao gồm:

• Nhấn vào biểu tượng biểu tượng : Quay lại trang tổng quan khi bạn đang ở bất kỳ đâu trong hệ thống 

• Menu tìm kiếm: Sử dụng để tìm kiếm trong các danh mục thuận tiện cho việc vận hành 

• Đăng xuất:  Sử dụng khi ta muốn đăng nhập vào tài khoản khác hoặc sau khi sử dụng xong hệ thống
• 

2. Thông tin quan trọng

3.Dữ liệu hiển thị trên bảng điều khiển của trang

Tài khoản : quản lý các nhóm tài khoản giúp người dùng có thể sử dụng để phân quyền cho từng nhóm một giúp ích khi cấp quyền cho từng tài khoản một 

     +,Quản lý nhóm người dùng : Ở đây người dùng sẽ chia người dùng ra thành nhiều nhóm khác nhau và có các quyền sử dụng các danh mục trong hệ thống riêng biệt

 Ví dụ 1 : Nhóm kế toán có thể truy cập vào trong các danh mục như báo cáo , khách hàng ,...... về phần này sẽ tùy thuộc vào admin cấp quyền cho họ có được truy cập và sử dụng hay không .

    +,Quản lý người dùng : Ở đây người dùng sẽ có quyền tạo tài khoản cho người dùng đăng nhập vào trong hệ thống và phân quyền cho họ theo nhóm người dùng như bên trên ta đã tạo 

 Ví dụ 2 : Tạo ra một tài khoản với email đăng nhập là : 123@gmail.com mật khẩu là 1234 và được set quyền theo kế toán thì tài khoản này chỉ có thể sử dụng các danh mục như báo cáo và khách hàng như ví dụ 1 mà thôi .

Xây dựng quản lý thành phẩm : Giúp xây dựng và quản lý thành phẩm

      +, Kế hoạch sản xuất : Ở đây người dùng sẽ tạo ra các kế hoạch để bộ phận nhập kho có thể dựa vào đó để bộ phận kho có thể nắm được và quản lý các nguyên liệu xem có cần nhập thêm hay không hoặc có thể nhập kho nguyên liệu theo kế hoạch sản xuất luôn

      +,Nguyên liệu : Ở đây người dùng thêm nguyên liệu như thường nhưng ở đây sẽ là thêm kho bằng tay mà không thông qua phiếu mua hàng hoặc nhập kho theo kế hoạch 

     +,Theo dõi chất lượng : Để đáp ứng nhu cầu quản lý chất lượng nguyên liệu khi nhập về ở đây người dùng sẽ dùng để theo dõi chất lượng của nguyên liệu khi nhập về để đáp ứng nhu cầu quản lý chất lượng nguyên liệu khi nhập về 

Khách hàng: quản lý các nhóm khách hàng 

Nhập kho thực tế : sử dụng để nhập kho trực tiếp vào kho 

Báo cáo : sử dụng để xem các báo cáo thống kê như nhập kho , xuất kho , ........ 

Phiếu mua hàng : Người dùng sử dụng danh mục trên sau khi thành phẩm đã hoàn thiện thì có thể nhập và xuất 

Cảnh báo ( Nguyên liệu ) : Có cảnh báo khi có sự chênh lệch số lượng khi nhập kho và phiếu mua hàng 

Dưới đây chúng ta sẽ đi vào chi tiết và hướng dẫn cách sử dụng từng danh mục .

Thiết lập hệ thống

PHẦN II: THIẾT LẬP NHANH

Bước 1

Đăng nhập vào hệ thống: Nhập email và mật khẩu được cung cấp bởi superadmin

Bước 2

Sau khi đăng nhập xong trang dashboard sẽ hiển thị ra như sau : 

Sau khi đăng nhập thành công chúng ta sẽ đi tới các bước tiếp theo .

Tài khoản

Các thao tác trong danh mục quản lý tài khoản:

Trong danh mục tài khoản có 2 phần đó là : +, quản lý nhóm người dùng : dùng để phân chia các nhóm người dùng khác nhau và phân quyền cho từng nhóm một 

                                                                      +, quản lý người dùng : trong phần này người dùng dùng để tạo tài khoản cho người mới 

*, Lưu ý : Ta cần tạo tài khoản trước khi phân quyền ở trong phần chỉnh sửa của quản lý người dùng và nếu chỉ có tạo tài khoản không thôi thì tài khoản đó không được truy cập vào đâu cả 

I. Các thao tác trên giao diện :  

   1. Quản lý nhóm người dùng tại đây hiển thị danh sách các nhóm người dùng đã được thêm 

Bước 1: Trên giao diện hệ thống

Nhấn vào tài khoản 

Bước 2:

Nhấn vào quản lý nhóm người dùng sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3 : Nhấn vào biểu tượng thêm trên giao diện để thêm 1 nhóm người dùng bất kì và phân quyền truy cập cho nhóm này 

*, Lưu ý khi phân quyền trong một action không được cấp cùng cả 2 quyền xem danh sách và xem danh sách của chính mình như ảnh dưới 

Sau khi hoàn thành 3 bước chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo 

       2. Quản lý người dùng 

Sau khi Quản trị viên đã tạo xong “Nhóm”, thì cần thêm “Người dùng” vào từng “Nhóm” tương ứng để thuận tiện cho việc phân quyền cho cả nhóm người dùng vào ứng dụng.

Bước 1:

Nhấn vào tài khoản 

Bước 2:

Nhấn vào quản lý người dùng sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3:

Sau khi nhấn vào nút thêm nó sẽ hiện lên 1 form tạo mới người dùng như sau : 

Bước 3:

Sau khi đã tạo được tài khoản người dùng chúng ta quay lại trang giao diện như bước 1 và các thao tác để phân quyền tại giao diện của trang quản lý người dùng :

Sau khi nhấn vào chỉnh sửa chúng ta sẽ có 1 form 

Đến lúc này ta mới có thể chỉnh sửa quyền của từng người dùng một theo phân quyền mà nhóm người dùng mà ta đã làm trước đó 

Xây dựng quản lý thành phẩm

Các thao tác trong danh xây dựng quản lý thành phẩm :

Trong danh mục tài khoản có 4 phần đó là : +, Nguyên liệu  : Ở trong đây ta có thể quản lý cũng như để thêm các tên nguyên liệu trong kho giúp thuận tiện cho việc vận hành và tích hợp mã qr cho từng                                                                                      nguyên liệu

                                                                      +, Theo dõi chất lượng : Với phần này ta sử dụng nó để kiểm soát chất lượng của từng nguyên liệu 

                                                                      +, Xây dựng công thức :  

                                                                      +, Kế hoạch sản xuất  :

Khách hàng

Các thao tác trong danh mục quản lý tài khoản:

Trong danh mục khách hàng có 2 phần chính đó là : +, Nhóm khách hàng : dùng để phân chia các nhóm khách hàng khác nhau
                                                                                     +, Quản lý khách hàng : trong phần này dùng để tạo khách hàng mới

I. Các thao tác trên giao diện :

1. Nhóm khách hàng

Bước 1:Trên giao diện hệ thống

Nhấn vào khách hàng

Bước 2:

Nhấn vào nhóm khách hàng sau đó giao diện hiển thị lên như sau:

Bước 3 : Nhấn vào biểu tượng thêm trên giao diện để thêm 1 nhóm khách hàng bất kì

Sau khi hoàn thành 3 bước chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo

2. Quản lý khách hàng

Bước 1:

Nhấn vào Khách hàng

Bước 2:

Nhấn vào quản lý khách hàng sau đó giao diện hiển thị lên như sau:

Bước 3:

Sau khi nhấn vào nút thêm nó sẽ hiện lên 1 form tạo mới người dùng như sau :

Bước 4 : Hoàn thành nhập liệu xong ta nhấn lưu
Đến đây các danh mục trong phần Khách hàng đã hoàn thiện

Nhập kho thực tế

Các thao tác trong danh mục nhập kho thực tế:

Trong danh mục tài khoản có  phần đó là : +, Nhập kho : Sử dụng để thêm các nguyên phụ liệu vào trong hệ thống thông qua 3 phương thức đó là : Thêm bằng tay , thêm bằng excel  ,thêm từ phiếu mua                                                                         hàng (Nhập kho lý thuyết) 

                                                                      +, Kiểm kho: Trong quá trình vận hành sẽ phát sinh thêm vấn đề đó là kiểm tra xem số lượng trên thực tế ở kho và trên hệ thống có giống nhau hay không

                                                                      +, Xuất kho : Dùng để quản lý khi bên phía người dùng có nhu cầu lấy nguyên liệu ra để sử dụng , trong phần xuất kho này ta sẽ được phép xuất kho theo 2 kiểu                                                                      đó là xuất theo lựa chọn hoặc xuất theo kế hoạch sản xuất .

                                                                      +, Quản lý kho xưởng : Ở phần này dùng để thêm xóa và quản lý phần kho xưởng trong hệ thống 

I. Các thao tác trên giao diện :  

   1. Nhập kho

Bước 1:Trên giao diện hệ thống

Nhấn vào nhập kho thực tế

Bước 2:

Nhấn vào nhập kho sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3 : Nhấn vào biểu tượng thêm trên giao diện để nhập kho sau đó giao diện được mở ra như sau và ở đây ta có thể nhập kho bằng 3 cách đó là : Thêm bằng tay , thêm bằng excel , thêm bằng phiếu mua hàng 

 Ảnh giao diện nhập bằng tay

 Ảnh giao diện nhập bằng excel

 Ảnh giao diện nhập bằng phiếu mua hàng 

Sau khi hoàn thành 3 bước chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo 

 2. Xuất kho

Bước 1:

Nhấn vào nhập kho thực tế

Bước 2:

Nhấn vào xuất kho sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3:

Nhấn nút thêm trên giao diện và nó sẽ hiển thị form sau 

Ảnh xuất kho lựa chọn

Ảnh xuất kho lựa chọn

Sau khi hoàn thành 3 bước chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo 

3. Kiểm kho

Bước 1:

Nhấn vào nhập kho thực tế

Bước 2:

Nhấn vào kiểm kho sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3:

Nhấn vào thêm giao diện hiện ra như sau : 

Sau khi nhập các dữ liệu xong sau đó nhấn lưu, chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo 

3. Quản lý kho xưởng

Bước 1:

Nhấn vào nhập kho thực tế

Bước 2:

Nhấn vào quản lý kho xưởng sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3:

Nhấn thêm sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

 *, Lưu ý : Khi tạo thêm kho xưởng ta cần tạo một kho mới khi chọn thuộc nhóm cha nào thì root ở đây nó là thuộc nhóm cha còn khi chọn những kho còn lại thì ta xác nhận kho mới đó sẽ là kho con thuộc kho đã chọn đó 

Trên đây là tất cả các hướng dẫn cách sử dụng các danh mục trong nhập kho thực tế  

Phiếu mua hàng

Các thao tác trong danh mục phiếu mua hàng :

Phiếu mua hàng (Nhập kho lý thuyết) là một phần vô cùng quan trọng trong hệ thống cho nên ta cần 

I. Các thao tác trên giao diện :  

Bước 1:

Nhấn vào phiếu mua hàng giao diện sẽ hiện lên như sau :

*, Lưu ý : trong nhập phiếu bằng file excel hệ thống đã có sẵn mẫu file excel để ta nhập vào và ta không thể sửa dữ liệu trong phiếu mua hàng  sau khi nhập thành công chỉ có thể xem chi tiết 

Bước 2:

Nhấn vào nút thêm , trong phiếu mua hàng ta có thể thêm bằng 2 kiểu là nhập bằng tay 2 là nhập bằng file excel  : 

  Ảnh mô tả phiếu nhập tay

*, Lưu ý: mã phiếu mua hàng sẽ được hệ thống tự động in ra theo ngày tháng và theo bản ghi thứ bao nhiêu

Ảnh mô tả phiếu nhập bằng excel

*, Lưu ý : Tất cả các file muốn đẩy vào hệ thống thì phải tuân thủ các trường và thứ tự y hệt theo file mẫu nếu không hệ thống sẽ báo lỗi và  không thể đẩy vào hệ thống được 

Sau khi hoàn thành các bước trên chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo 

Lệnh sản xuất

Thành phẩm

Các thao tác trong danh mục quản lý tài khoản:

Trong danh mục tài khoản có 3 phần đó là : +, quản lý thành phẩm : trong đây ta sẽ định nghĩa các thành phẩm trước để thao tác các bước nhập xuất thành phẩm 

                                                                      +, nhập kho thành phẩm : dùng để thêm các thành phẩm đã được tạo trước vào trong kho 

*, Lưu ý : Ta cần dinh nghĩa thành phẩm trước khi nhập và xuất thành phẩm và thành phẩm cho phép xuất số âm mục đích ở đây để phục vụ trong quá trình vận hành 

I. Các thao tác trên giao diện :  

   1. Quản lý thành phẩm 

Bước 1:

Nhấn vào thành phẩm

Bước 2:

Nhấn vào Ql thành phẩm sau đó giao diện hiển thị lên như sau: 

Bước 3 : Nhấn vào thêm trên giao diện để thêm 1 thành phẩm bất kì 

Sau khi hoàn thành 3 bước trên thì ta đã thêm mới một thành phẩm tiếp theo chúng ta sẽ đi tới danh mục tiếp theo trong Thành phẩm 

       2. Nhập thành phẩm  

Bước 1:

Trên thanh công cụ ta nhấn vào thành phẩm 

Bước 2:

Nhấn vào nhập thành phẩm sau đó giao diện hiển thị lên như dưới đây : 

Bước 3:

Sau khi nhấn vào nút thêm sẽ hiện lên 1 form nhập thành phảm như sau : 

Bước 3:

Sau khi đã nhập các trường mà hệ thống yêu cầu và nhấn save để lưu, hệ thống sẽ có thông báo nếu nhập thành công hoặc chưa  :

Sau khi hoàn thành 3 bước trên có nghĩa là chúng ta đã thêm một phiếu nhập  kho vào trong hệ thống  thành công và cũng là tiền đề bắt buộc phải có để tiếp tục sử dụng các phần tiếp theo, ở tại trang nhập thành phẩm mỗi lần nhập thành công đồng nghĩa với việc sẽ có một phiếu nhập kho thành phẩm riêng biệt và có thể in ra để tiện trong quá trình vận hành tại thực tế của từng công ty một và các phiếu nhập này chỉ được phép xem không được sửa nếu có nhập sai thì sẽ phải xóa đi làm lại không được sửa để đồng bộ trong quá trình vận hành không có sai xót bào được phép xảy ra và ảnh hưởng trực tiếp đến công ty.

Chúng ta đã đi qua hết tất cả các phần trong phần mềm quản lý kho , mọi thắc mắc xin liên hệ qua email hoặc số điện thoại bên dưới trang web chính của softway .Thay mặt cho đội ngũ công nhân viên của softway xin cảm ơn quý khách đã tin tưởng tham khảo và xử dụng phần mềm bên mình và mong sẽ được hợp tác cùng các bạn . Xin cảm ơn !

Cảnh báo ( Nguyên liệu )

Giúp Quản trị viên dễ dàng phân quyền cả nhóm vào các ứng dụng mà không cần phân quyền đơn lẻ từng người dùng, giúp tiết kiệm thời gian cho Quản trị viên.

Hướng dẫn thực hiện

Trên giao diện Hệ thống, chọn phân hệ Nhóm.

Tại đây, hiển thị Danh sách các nhóm đã được thêm.

Để thêm mới nhóm, người dùng nhấn Thêm nhóm.

Lời kết

Chúng ta đã đi qua hết tất cả các phần trong phần mềm quản lý kho , mọi thắc mắc xin liên hệ qua email hoặc số điện thoại bên dưới trang web chính của softway .Thay mặt cho đội ngũ công nhân viên của softway xin cảm ơn quý khách đã tin tưởng tham khảo và xử dụng phần mềm bên mình và mong sẽ được hợp tác cùng các bạn . Xin cảm ơn !