Thiết lập hệ thống

Video hướng dẫn thiết lập hệ thống ban đầu:

Các bước triển khai SoftwayCRM

Hãy xem sơ đồ bên dưới và hoàn thành 4 bước cơ bản để bắt đầu ứng dụng SoftwayCRM tại doanh nghiệp bạn.

4 bước triển khai SoftwayCRM (cơ bản)

1. Khai báo thông tin công ty

• Menu [ HỆ THỐNG ] > [ Thông tin doanh nghiệp ]

Thay đổi địa chỉ email công ty

Ẩn các tính năng không dùng đến

Phân quyền vai trò

Bật/tắt gửi email tự động

Quản lý nội dung mẫu soạn sẵn

2. Nhập danh sách nhân sự

• Menu [ NHÂN SỰ ] > [ Danh sách nhân viên ]

3. Điều chỉnh danh mục hệ thống

• Menu [ HỆ THỐNG ] > Chọn các mục tương ứng

4. Bắt đầu sử dụng

Hãy bắt đầu với những tính năng cơ bản nhất.

5. Phím tắt nhanh

5.1. Nhóm phím tắt: Thêm mới

• Alt + T => Thêm công việc

• Alt + L => Thêm mới cơ hội

• Alt + C => Thêm mới khách hàng

• Alt + I => Thêm mới hóa đơn

5.2. Nhóm phím tắt về trang danh sách

• Ctrl + Alt + T => Danh sách việc 
• Ctrl + Alt + L => Danh sách cơ hội
• Ctrl + Alt + C => Danh sách khách hàng
• Ctrl + Alt + I => Danh sách hóa đơn

5.3. Nhóm phím tắt cơ bản

• Alt + E: báo giá

• Ctrl + Alt + E: Chi phí

• Alt +P : Dự án

• Alt + D: Dashboard

• Alt + S: Cài đặt

• Alt + R: Báo cáo

Làm quen với hệ thống

1. Thao tác nhanh

Tại Bảng tin SoftwayCRM, cho phép người dùng thực hiện các thao tác nhanh gồm:

• Nút Thêm nhanh: Cơ hội, Khách hàng, Báo giá, Hóa đơn....

• Tìm kiếm nhanh khách hàng, cơ hội, số điện thoại bất kỳ

• Xem thông báo từ công ty, phòng ban

• Gọi điện nhanh cho khách hàng từ hệ thống

2. Thông tin quan trọng

Với lãnh đạo doanh nghiệp, các thông tin quan trọng luôn được "show" ngay bảng tin:

• Dòng tiên doành nghiệp

• Doanh thu theo nhân viên

• Công việc cá nhân

3. Màn hình trợ giúp

Tài liệu sử dụng, hình thức hỗ trợ khi cần thiết, thông báo từ nhà cung cấp và kho tri thức kinh doanh bạn có thể tham khảo.

Cơ hội kinh doanh

Phân bổ cơ hội tự động

Quản lý khách hàng

1. Video hướng dẫn

2. Thêm khách hàng mới

Bước 1: Chọn mục [ Khách hàng ] > [ Thêm khách hàng ]‌

Bước 2: Điền các thông tin: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ...‌

Bước 3: Cuối cùng bấm [ Lưu lại ] hoặc [ Lưu & thêm người liên hệ ]

​

‌

Hoặc chọn nút [ Thêm nhanh ] góc trên cùng menu

3. Nhập khách hàng từ file

Muốn nhập danh sách khách hàng từ bên ngoài vào SoftwayCRM, dùng tính năng thêm danh sách khách hàng từ file.

Chọn mục [ Khách hàng ] > [ Nhập khách hàng từ file ]

Lưu ý: dữ liệu khách hàng nhập vào phải theo định dạng file CSV. Nếu bạn chỉ có dữ liệu nguồn là file Excel thì có thể xem video bên dưới để biết cách convert từ excel sang csv

Chú thích: CSV (Comma Separated Values) là một loại định dạng văn bản đơn giản mà trong đó, các giá trị được ngăn cách với nhau bằng dấu phẩy. Định dạng CSV thường được sử dụng để nhập dữ liệu vào các phần mềm như CRM hay Email Marketing

Hướng dẫn convert dữ liệu Excel sang định dạng CSV

• Tạo một file Googe Sheet trống (tạo nhanh bằng cách truy cập vào https://sheet.new)

• Copy danh sách cột dữ liệu mẫu trên màn hình SoftwayCRM vào file Google sheet vừa tạo như trong video bên dưới

• Copy dữ liệu khách hàng trong file excel của bạn vào các ô dữ liệu trong Google sheet, lưu ý là đúng vào các cột tương ứng

• Tải (download) file Google sheet này dưới định dạng CSV (Comma Separated Values)

• Dùng file CSV vừa download để nhập vào SoftwayCRM

Video hướng dẫn nhập dữ liệu từ file trên SoftwayCRM

4. Phân quyền xem khách hàng

SoftwayCRM cho phép phân quyền khách hàng khi tương tác với doanh nghiệp, bạn có thể cài đặt như sau:‌

Bước 1: Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Khách hàng ]‌

Bước 2: Cài đặt quyền > [ Lưu lại ]​

5. Thêm liên hệ vào khách hàng

Bước 1: Chọn mục [ Khách hàng ] > [ Chọn khách hàng muốn thêm ] > [Người liên hệ ] > [ Thêm người liên hệ ]‌

Bước 2: Điền thông tin cho liên hệ

Với thông tin liên hệ, bạn có thể phân quyền cho khách hàng. Hãy bật/tắt các tùy chọn bên dưới. Kết thúc bằng nút [ Lưu lại ]

6. Thêm nhắc nhở

Với SoftwayCRM, bạn có thể cài đặt nhắc nhở để không quên những công việc cần làm với khách hàng đó.

Bước 1: Bấm [ Khách hàng ] > [ Chọn khách hàng ] > [ Nhắc nhở ] > [Thêm nhắc nhở ] Bước 2: Điền thông tin: Ngày cần nhắc nhở, Nội dung thông báo...

Bước 3: Cuối cùng bấm [ Lưu lại ]

7. Báo cáo tổng quan khách hàng

Báo cáo khách hàng chung

Xem tổng quan báo cáo khách hàng bạn truy cập tính năng [ Báo cáo ] và chọn loại báo cáo muốn xem.

Báo cáo khách hàng cụ thể Truy cập mục [ Khách hàng ], chọn khách hàng muốn xem và chọn [ Hóa đơn ]

8. Xem thông tin khách hàng

Chọn mục [ Khách hàng ] và chọn khách hàng muốn xem. Tại đây, bạn có thể xem tất cả dữ liệu về khách hàng như: hóa đơn, hợp đồng, ghi chú, nhắc nhở, dự án...

Quản lý bán hàng

1. Video hướng dẫn chung

2. Đề xuất

2.1. Tạo đề xuất mới

Bước 1: Bấm mục [ Bán hàng ] > [ Đề xuất ] > [ Thêm đề xuất ] hoặc dùng nút [ Thêm nhanh ] góc trái trên cùng màn hình.

Bước 2: Điền các thông tin cần thiết: Tên đề xuất, ngày đề xuất, người phụ trách... Bước 3: Cuối cùng [ Lưu và gửi ] hoặc [ Lưu lại ]

2.2. Gửi đề xuất đến khách hàng hoặc cơ hội

Để gửi đề xuất hãy nhấp vào biểu tượng email góc bên phải.

Khi khách hàng nhận được email, họ sẽ nhấp vào link liên kết để xem đề xuất. Bạn nên đính kèm file PDF giúp khách hàng xem dễ dàng hơn mà không cần đăng nhập hệ thống.

Khách hàng/Cơ hội có thể thực hiện hành động chấp nhận/từ chối/nhận xét. Người bán hàng sẽ nhận được thông báo trên CRM và qua email khi khách hàng thao tác.

2.3. Chuyển đề xuất thành báo giá hoặc hóa đơn

Để chuyển đổi đề xuất thành hóa đơn hoặc báo giá, chọn ô [ Chuyển đổi ] góc phải của đề xuất.

Sau khi chuyển đổi, hệ thống sẽ hiện thị màn hình mới báo giá/hóa đơn, thực hiện điền các thông tin cần thiết và kết thúc bằng nút [ Lưu lại ]

2.4. Nhắc nhở hết hạn đề xuất

Bước 1: Chọn [ Đề xuất ] > [Nhắc nhở ] > [ Thêm nhắc nhở cho đề xuất ]

Bước 2: Chọn ngày nhắc nhở: Thông báo đến ai Nội dung là gì Gửi email nhắc nhở không

Bước 3: Cuối cùng, bấm [ Lưu lại ]

3. Báo giá

3.1. Tạo báo giá

Để tạo báo giá, bạn phải chắc chắn rằng đã nhập thông tin khách hàng/cơ hội đó tại mục [ Khách hàng ] rồi nhé. Sau đó thao tác:

Bước 1: Chọn [ Bán hàng ] > [ Báo giá ] > [ Thêm báo giá ]

Bước 2: Tìm kiếm tên khách hàng để tạo báo giá

Bước 3: Điền các thông tin chi tiết Gắn nhãn để dễ tìm kiếm hơn

Bước 4: Cuối cùng bấm [ Lưu lại và gửi ] (gửi luôn cho khách hàng) hoặc [ Lưu lại ] (báo giá ở dạng bản nháp).

3.2. Gửi báo giá vào email

Bước 1: Chọn mục [ Bán hàng ] > [ Báo giá ]

Bước 2: Chọn báo giá muốn gửi, nhấn vào biểu tượng email để gửi đi

Bước 3: Tại màn hình mới này, điền địa chỉ email khách hàng gửi đi, đính kèm file PFD hay không

Bước 4: Cuối cùng bấm [ Gửi đi ]

Nội dung email bên dưới đã được cài đặt sẵn trong hệ thống, bạn có thể thay đổi mẫu bằng cách cài đặt lại Mẫu email.

3.3. Chuyển Báo giá thành Hóa đơn

Dễ dàng chuyển Báo giá thành Hóa đơn trong SoftwayCRM, chỉ việc nhấp vào [ Chuyển thành hóa đơn ] ở góc phải màn hình.

4. Hóa đơn

4.1. Tạo hóa đơn mới

Bước 1: Chọn menu [ Bán hàng ] > [ Hóa đơn ] > [ Thêm hóa đơn ]

Tiến hành tạo Hóa đơn theo các trường thông tin như bên dưới:

• Khách hàng: Nhập tên khách hàng, phần mềm tự động truy xuất, click chuột để chọn tên khách hàng nhé.

• Phương thức thanh toán: Hóa đơn này sẽ thanh toán vào tài khoản nào của công ty

• Người bán: Tên nhân viên bán hàng

• Chiết khấu: Có hay không ?

• Tự động tạo hóa đơn định kỳ: Nếu đây là dịch vụ/sản phẩm khách hàng sử dụng định kỳ bạn có thể tích Có, để tháng sau CRM tự động tạo Hóa đơn, bạn không cần phải nhập. Ngược lại, chọn Không nhé.

• Gắn nhãn: Gắn theo tên sản phẩm, dịch vụ giúp bạn tìm kiếm Hóa đơn nhanh hơn trong hệ thống

• Thêm sản phẩm: Bấm chọn nút dấu + để chọn tên sản phẩm/dịch vụ có sẵn, hoặc tự nhập sản phẩm/dịch vụ vào ô bên dưới sau đó nhấn nút [ Thêm ] nhé.

Sau khi hoàn thành, bấm nút [ Lưu ] để lưu lại trong hệ thống, bấm [ Lưu và gửi ] để gửi tới email khách hàng.

4.2. Gửi hóa đơn vào email

Để gửi hóa đơn, bấm chọn biểu tượng email trên hóa đơn để gửi. SoftwayCRM cho phép gửi hóa đơn kèm file PDF hoặc biên lai, bạn có thể tùy chọn có/không.

Sau khi gửi hóa đơn đi, bạn có thể theo dõi tình trạng hóa đơn đã được khách hàng xem hay chưa.

4.3. Xem tình trạng email đã gửi

Bạn đã gửi hóa đơn cho khách hàng, giờ muốn biết họ đã mở email chưa.

Chọn menu [ Bán hàng ] > [ Hóa đơn ] > [ Chọn hóa đơn ] và nhấp vào biểu tượng email mở trên tab hóa đơn.

Có thể xem tình trạng email đã gửi cho một số tính năng khác trong SoftwayCRM

4.4. Gộp hóa đơn

SoftwayCRM cho phép gộp nhiều hóa đơn thành 1, bằng cách chuyển tất cả các hóa đơn đó sang một hóa đơn mới. Khách hàng chỉ phải thanh toán một hóa đơn duy nhất.

Làm thế nào để kiểm tra khách hàng có nhiều hóa đơn cần gộp?

Hóa đơn có sẵn sẽ được hiển thị khi bạn (1) tạo hóa đơn mới (2) xem trước hóa đơn đã có (3) khi chỉnh sửa hóa đơn hiện tại.

Làm thế nào để gộp?

Khi bạn tạo/chỉnh sửa hóa đơn bất kỳ, sẽ có một thông báo hiển thị ngay dưới tên hóa đơn, muốn gộp, hãy tích vào ô đó.

Sau khi gộp, khoản tiền thanh toán (hóa đơn cũ) sẽ được cộng vào hóa đơn hiện tại bạn đang tạo/chỉnh sửa.

Ngoài ra, có thể tùy chọn đánh dấu các hóa đơn đã gộp là đã hủy thay vì xóa.

4.5. Thông báo hóa đơn quá hạn

Khi tạo hóa đơn, tùy chọn bật/tắt "Không gửi nhắc nhở hết hạn cho hóa đơn này". Nếu không chọn, khi đến ngày hết hạn, hệ thống tự động gửi email thông báo cho khách hàng.

4.6. Tạo hóa đơn định kỳ tự động

Tính năng này áp dụng cho khách hàng sử dụng dịch vụ theo tháng cố định. Hết tháng, hệ thống tự động tạo hóa đơn mới và gửi đi cho khách hàng.

Trên hóa đơn, chỉ cần tùy chọn ô [ Tự động tạo hóa đơn định kỳ ]. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt số lần lặp lại hóa đơn ở ô bên dưới.

4.7. Thanh toán hóa đơn

Chọn [ Hóa đơn ] > [ Tên hóa đơn ] > [ Thanh toán ]

Sau khi thanh toán xong, hóa đơn sẽ cập nhật trạng thái Đã thanh toán/Thanh toán một phần tùy theo bạn thiết lập hóa đơn này trước đó.

4.8. Xuất hóa đơn điện tử

SoftwayCRM tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép bộ phận kế toán xuất đơn nhanh chóng giúp tiết kiệm chi phí tối đa.

• Chọn menu [ Hóa đơn ] > [ Chọn hóa đơn ] > [ Xuất hóa đơn ]

4.9 Tra cứu hóa đơn điện tử

• Chọn mục [ Bán hàng ] > [ Hóa đơn ] > [ Tra cứu hóa điện tử ]

Màn hình tra cứu hóa đơn điện tử

5. Thanh toán

Xem tất cả các khoản thanh toáncủa khách hàng chuyển vào tài khoản công ty theo tháng, năm, tài khoản thanh toán tại đây.

6. Danh mục sản phẩm

Tại đây, quản lý các danh mục/nhóm sản phẩm của công ty. Chúng ta có thêm mới, sửa xóa... nhé.

Bước 1: Chọn mục [ Bán hàng ] > [ Danh mục sản phẩm ] > [ Thêm sản phẩm ] hoặc [ Nhóm sản phẩm ] hoặc [ Nhập sản phẩm từ file ]

Bước 2: Điền thông tin

Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Quản lý công việc

1. Video hướng dẫn

2. Danh sách công việc

2.1. Tạo công việc mới

Bước 1: Chọn mục [ Công việc ] > [ Danh sách công việc ] > [ Thêm công việc ] hoặc sử dụng nút [ Thêm nhanh ] ở góc trên cùng màn hình.

Bước 2: Mô tả chi tiết công việc, chọn ngày hoàn thành…

Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Lưu ý: Tại khung Mô tả công việc, bạn có thể sử dụng công cụ mindmap (biểu tượng bóng đèn) để tạo việc thay vì dùng xMind bên ngoài.

2.2. Giao việc, thêm người theo dõi, thêm đầu việc

Giao việc, thêm người theo dõi:

Để giao việc/thêm người theo dõi công việc, tại màn hình công việc, hãy nhấp vào vào box [ Giao việc cho ] và [ Người theo dõi ] góc phải màn hình.

Người được giao việc sẽ nhận được thông báo qua email và trên hệ thống. SoftwayCRM không giới hạn thêm người ở mục này.

To-do-list:

Thêm chi tiết các đầu công việc cần làm với tính năng [ Thêm đầu việc ]

2.3. Tạo công việc lặp lại

Bước 1: Chọn mục [ Công việc ] > [ Danh sách công việc ] > [ Thêm công việc ] Bước 2: Thiết lập thông tin, chọn mục lặp lại, số lần lặp lại

Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Nếu bạn lặp lại theo tuần, tính từ ngày bắt đầu, cứ sau 7 ngày hệ thống sẽ tạo công lặp lại tiếp theo. Người được chỉ định thực hiện công việc sẽ nhận được thông báo qua email hoặc thông báo trên hệ thống.

Để dừng công việc lặp lại này, chỉ cần để ô [ Lặp lại mỗi ] trống.

2.4. Sao chép công việc

Tính năng sao chép công việc trong SoftwayCRM giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Tại màn hình [ Công việc ] bấm nút 3 chấm góc phải màn hình và chọn nút [ Sao chép ].

Khi sao chép hệ thống mặc định sao chép người thực hiện, người theo dõi, tình trạng công việc là chưa bắt đầu. Nếu bạn không muốn, có thể bỏ chọn.

​

2.5. Tính giờ làm việc

Thời gian làm việc là thời gian bắt đầu cho một công việc. Trong một công việc bạn có thể tính giờ cho nhiều đầu công việc khác nhau.

Tại đây, bạn sẽ thiết lập thời gian thực hiện, người thực hiện, ngày bắt đầu, kết thúc...

2.6. Ghi hóa đơn cho công việc

Để xuất hóa đơn cho từng công việc trong dự án, bạn phải đảm bảo công việc đó đã hoàn thành. Tại màn hình dự án, chọn [ Xuất hóa đơn dự án ] ở góc phải màn hình, sẽ xuất hiện màn hình thông tin hóa đơn dự án + tên công việc xuất hóa đơn.

Điền thông tin như các bước tạo Hóa đơn thông thường.

3. Dự án

Video hướng dẫn quản trị dự án theo PMI với SoftwayCRM:

Tính năng Dự án cho phéo tạo dự án mới, xem các dự án đang thực hiện, xem tổng thể dự án theo sơ đồ Gantt hay lọc dự án nhanh chóng.

3.1. Tạo dự án mới

Bước 1: Chọn menu [ Dự án ] > [ Thêm dự án ]

Bước 2: Thiết lập thông tin dự án

Lưu ý:

• [ Gửi email thông báo ] nghĩa là những người trong dự án sẽ nhận được email thông báo.

• [ Thiết lập dự án ] nghĩa là thiết lập quyền xem của khách hàng với dự án.

3.2. Thêm công việc dự án

Bước 1: Chọn tên dự án

Bước 2: Chọn [ Thêm công việc ] và thiết lập

Tại đây, có thể gắn nhãn công việc để dễ tìm kiếm, tạo hóa đơn cho từng công việc và đính kèm file mô tả công việc nếu muốn.

3.3. Biểu đồ Gantt

Đây là tính năng thú vị nhất trong phần Dự án của SoftwayCRM. Bạn có thể xem tổng quan các dự án theo sơ đồ Gantt hoặc xem từng dự án.

Ngoài ra, có thể xuất thành file PDF siêu đẹp dùng khi thuyết trình hoặc báo cáo.

Tại Dự án, chọn menu [ Biểu đồ Gantt ] và có thể lọc theo các tiêu chí: thành viên, mốc tiến độ, tình trạng.

3.4. Ghim dự án

Có thể ghim một dự án ra ngoài menu giúp truy cập vào dự án nhanh hơn.

Bước 1: Chọn nút [ Xem thêm ]

Bước 2: Chọn [ Ghim dự án ]

Sau khi ghim thành công, dự án sẽ xuất hiện ở cuối menu cột dọc bên trái trong phần mềm. Vào dự án, click chuột vào nhé.

3.5. Lập hóa đơn dự án

Khi dự án ở trạng thái Đang thực hiện/Đã hoàn thành bạn có thể tạo thêm các Hóa đơn phát sinh trong dự án bằng cách bấm nút [ Xuất hóa đơn cho dự án ] ở góc phải màn hình dự án.

4. Hợp đồng

Cho phép:

• Tạo hợp đồng mới

• Thống kê hợp đồng

• Lọc hợp đồng theo nhiều tiêu chí

4.1. Thêm mới hợp đồng

• Bước 1: Chọn mục [ Công việc ] > [ Hợp đồng ] > [ Thêm hợp đồng ]

• Bước 2: Điền các thông tin cần thiết: Tên khách hàng, tên hợp đồng, giá trị hợp đồng…

Lưu ý:

• Ẩn với khách hàng: Nếu không muốn khách hàng nhìn thấy hãy tích chọn ô này, và họ sẽ không nhận được thông báo qua email.

• Có thể đính kèm tệp trong hợp đồng

• Chèn các mẫu hợp đồng soạn sẵn để chèn vào nội dung

4.2. Mẫu hợp đồng

Để tạo mẫu hợp đồng mới bạn chọn mục [ Hệ thống ] > [ Nội dung soạn sẵn ] > [ Thêm nội dung mẫu ]

Soạn nội dung và [ Lưu lại ]

4.3. Nhắc hợp đồng hết hạn

Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Tác vụ tự động (Cron Job) ] > [ Hợp đồng ]

Thiết lập ngày thông báo hợp đồng theo ý muốn và [ Lưu cài đặt ]

4.4. Gia hạn hợp đồng

• Bước 1: Tại mục [ Hợp đồng ] chọn tên hợp đồng muốn gia hạn, bấm mục [ Lịch sử ] > [ Làm mới hợp đồng ]

• Bước 2: Kiểm tra lại thông tin thanh toán

• Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Quản lý tài chính

Video hướng dẫn quản lý dòng tiền với SoftwayCRM

1. Khoản thu

1.1. Thêm khoản thu

Bước 1: Chọn mục [ Tài chính ] > [ Khoản thu ] > [ Thêm khoản thu ]

Bước 2: Điền thông tin

Bước 3: Lưu lại

​

1.2. Sửa danh mục phân loại khoản thu

Bước 1: Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Tài chính ] > [ Phân loại khoản thu ]

Bước 2: Chọn loại danh mục muốn sửa và lưu lại

2. Chi phí

2.1. Thêm chi phí

Chọn mục [ Tài chính ] > [ Chi phí ] > [ Thêm chi phí ]

Bạn có thể thêm chi phí cho công ty hoặc khách hàng. Đối với chi phí dành cho khách hàng có thể xuất hóa đơn.

2.2. Thêm chi phí lặp lại

Bạn có thể tạo chi phí lặp lại dễ dàng bằng cách tùy chọn nâng cao ở góc bên phải khi thêm chi phí.

Lựa chọn hình thức lặp lại, số lần lặp theo ý muốn.

2.3. Chuyển chi phí thành hóa đơn

Để chuyển chi phí thành hóa đơn, khi tạo hóa đơn, bạn phải chọn nút [ Ghi hóa đơn cho khách hàng ] sau đó, chọn nút [ Chuyển sang hóa đơn ] ở góc phải.

2.4. Xem báo cáo chi phí và khoản thu

Xem chi tiết báo cáo chi phí toàn công ty tại mục [ Báo cáo ] như: báo cáo chi phí, chi phí và thu nhập, báo cáo bán hàng...

2.5. Sửa danh mục chi phí

Bước 1: Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Tài chính ] > [ Phân loại chi phí ]

Bước 2: Chọn loại chi phí muốn sửa hoặc thêm mới tùy ý [ Lưu lại ]

3. Tồn quỹ

Tại đây bạn có thể xem:

• Thống kê số tiền trong các quỹ (tài khoản) theo tháng, năm

• Chuyển quỹ giữa các quỹ khác nhau, bấm nút Chuyển quỹ

Quản lý nhân viên

1. Danh sách nhân viên

1.1. Thêm nhân viên

• Bước 1: Chọn mục [ Nhân sự ] > [ Danh sách nhân viên ] > [ Thêm nhân viên ]

• Bước 2: Điền thông tin chung gồm: Ảnh đại diện, Họ & Tên, Email…

• Bước 3: Nhấp vào tab [ Quyền hạn ] để phân quyền cho nhân viên và kết thúc bấm [ Lưu lại ]

1.2. Thêm nhóm kinh doanh

• Bước 1: Chọn mục [ Nhân sự ] > [ Danh sách nhân viên ] > [ Nhóm kinh doanh ]

• Bước 2: Đặt tên nhóm

Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa, xóa nhóm bất kỳ.

2. Đơn xin nghỉ phép

2.1. Thêm đơn nghỉ phép

Chọn mục: [ Tiện ích ] > [ Đơn xin nghỉ phép ] > [ Thêm đơn xin nghỉ phép ]

2.2. Duyệt đơn nghỉ phép

Bấm mục [ Tình trạng ] chuyển sang nút xanh > Đã duyệt

Để [ Từ chối ] đơn xin nghỉ phép của nhân viên, bấm vào nút sửa bên cạnh, người quản lý nhập lí do từ chối của mình vào khung.

Khi bị từ chối đơn nghỉ phép, nhân viên xin nghỉ sẽ nhận được email thông báo bị từ chối.

2.3. Xem báo cáo

Tại màn hình Đơn xin nghỉ phép, bấm mục [ Thống kê ]

Bạn có thể lọc theo thời gian để biết tên nhân viên xin nghỉ và số ngày nghỉ là bao nhiêu.

3. Mục tiêu KPI

SoftwayCRM thiết lập sẵn 7 loại mục tiêu, bạn chỉ việc chọn:

• 1. Đạt được tổng doanh thu (Thu nhập được tính đơn vị tiền tệ mặc định)

• 2. Chuyển đổi X khách hàng tiềm năng

• 3. Tăng số lượng khách hàng (không qua tạo cơ hội)

• 4. Tăng số lượng khách (Có tạo cơ hội)

• 5. Ký hợp đồng theo loại (Được tính từ ngày thêm vào hệ thống)

• 6. Ký hợp đồng theo loại (Được tính từ ngày bắt đầu hợp đồng)

• 7. X lần chuyển đổi báo giá (Chỉ tính những báo giá được chuyển sang hóa đơn)

Để thiết lập mục tiêu mới, thao tác:

• Chọn [ Mục tiêu KPI ] > [ Thêm mục tiêu ] hoặc bấm nút [ Thêm nhanh ] > [ Mục tiêu]

• Điền các tiêu chí: Tên mục tiêu, Loại mục tiêu, Nhân viên, Kết quả, Ngày bắt đầu...

• Chọn Thông báo cho nhân viên khi đạt/không đạt mục tiêu

• Cuối cùng bấm [ Lưu lại ]

4. Kiến thức

4.1. Thêm kiến thức

• Bước 1: Chọn mục [ Kiến thức ] > [ Thêm kiến thức ]

• Bước 2: Điền các thông tin: tiêu đề, nhóm kiến thức….

Lưu ý: Nhấp vào dấu + tại ô nhóm kiến thức nếu muốn tạo nhóm mới.

4.2. Quản lý nhóm kiến thức

• Bước 1: chọn mục [ Kiến thức ] > [ Nhóm bài viết ] > [ Thêm nhóm mới ]

• Bước 2: Điền thông tin, chọn màu tùy ý, sắp xếp thứ tự...

• Bước 3: Bấm [ Lưu lại ] để kết thúc

Có thể tạo nhóm tri thức để quản lý các bài viết.

4.3. Tắt tính năng kiến thức

Trường hợp bạn không muốn cho khách hàng xem tính năng kiến thức, bạn có thể tắt chức năng này: [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Khách hàng ]

Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể cài đặt quyền xem tính năng kiến thức này đối với nhóm nhân viên. Để cài đặt bạn chọn [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Vai trò nhân viên ] > [ Nhóm nhân viên ] và thiết lập quyền xem.

Hoặc thiết lập quyền xem theo từng nhân viên tại mục [ Danh sách nhân viên ]

5. Tài liệu

Mỗi tài khoản đăng nhập, mặc định hệ thống tạo thư mục riêng cho người đó. Thư mục Public là dành cho tất cả nhân viên công ty.

Bạn có thể tải/thêm mới… bất kỳ tài liệu nào lên kho lưu trữ này nhờ các nút trên thanh menu ngang.

6. Phòng ban

Cho phép thêm mới/sửa/xóa phòng ban.

Với mỗi phòng ban có thể thiết lập thêm tính năng nâng cao. Chọn [ Tên phòng ban ] > [ Thiết lập nâng cao ]

7. Thời gian làm việc

Sử dụng các tiện ích

1. Gửi email hàng loạt

Bước 1: Chọn [ Tiện ích ] > [ Gửi email hàng loạt ]

Bước 2: Thêm chiến dịch

Bước 3: Thiết lập chiến dịch theo các tiêu chí và lưu lại

Tại đây, bạn có thể thiết kế mẫu email bằng [ CÔNG CỤ KÉO THẢ ] hoặc chèn form khảo sát nhé

2. Gửi SMS hàng loạt

Chọn [ Gửi SMS hàng loạt ] > [ Gửi tin nhắn sms hàng loạt ]

Hoặc chọn mẫu có sẵn để tùy chỉnh nội dung

3. Thông báo hệ thống

4. Lịch biểu

Là nơi ghi lại tất cả sự kiện, công việc của cá nhân và công ty. Bạn cũng có thể thêm sự kiện/công việc của mình vào lịch bằng cách nhấp chuột vào ngày đó và thiết lập.

Chọn mục [ Tiện ích ] > [ Lịch biểu ]

Hệ thống thông báo sự kiện tới người dùng trước N phút tùy bạn cài đặt. Có thể thiết lập màu cho sự kiện để nổi bật, dễ nhớ

5. Nhật ký hoạt động

Tất cả hoạt động của công ty được ghi lại tại đây, người quản trị có quyền XEM/XÓA LỊCH SỬ

6. Xuất dữ liệu ra PDF

Cho phép xuất các loại dữ liệu như Hóa đơn, Báo giá, Thanh toán.... theo thời gian, tình trạng

7. Bảng tính online

Bảng tính online là tính năng có cách thức hoạt động gần giống như các công cụ Excel , Google Sheet; dùng để lưu trữ và tính toán các dữ liệu có cấu trúc bảng ví dụ như: Bảng chấm công, bảng kế hoạch, danh mục... Excel vốn là một công cụ đã rất quen thuộc và gắn bó với doanh nghiệp suốt thời gian dài, SoftwayCRM mong muốn mang những gì gần gũi nhất và tích hợp trên phần mềm để khách hàng có thêm lựa chọn trong việc lưu trữ các dữ liệu dạng bảng và danh mục tiện dụng hơn. Lưu ý quan trọng: Tính năng này không thay thế được cho những file excel có công thức phức tạp mà chỉ nên sử dụng cho những dữ liệu danh mục và tính toán đơn giản.

Bảng tính online

MỘT SỐ TÍNH NĂNG

Định dạng dữ liệu

• Tạo kiểu (Thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc, hiệu ứng...)

• Định dạng có điều kiện (đánh dấu các ô hoặc dải ô, nhấn mạnh giá trị , trực quan hóa dữ liệu bằng cách sử dụng thanh dữ liệu, thang màu tượng tương ứng với các biến thể cụ thể trong dữ liệu)

• Căn chỉnh, xoay văn bản

• Kiểu dữ liệu: tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, số thập phân, ngày tháng

• Hỗ trợ cắt bớt văn bản, tràn, ngắt dòng tự động

Thao tác với ô

• Di chuyển kéo - thả các ô

• Điền vào ô điều khiển

• Tìm và thay thế ( Một số hoặc chuỗi văn bản cụ thể, hỗ trợ biểu thức chính quy, toàn bộ từ, phân biệt chữ hoa chữ thường)

• Vị trí (Có thể chọn ô theo kiểu dữ liệu)

• Hợp nhất ô xác thực dữ liệu

Thao tác với hàng & cột

• Ẩn, Chèn, xóa hàng và cột

• Các hàng và cột được cố định (Hàng đầu tiên, cột đầu tiên, cố định để lựa chọn, cần điều chỉnh cố định có thể được kéo)

• Tách văn bản (Chia văn bản thành các cột khác nhau bằng trình hướng dẫn chuyển đổi Văn bản thành Cột)

Xem báo cáo

1. Báo cáo bán hàng

Báo cáo chung:

Xem báo cáo khách hàng chung tại menu [ Báo cáo ] > [ Báo cáo bán hàng ].

Chọn loại báo cáo khách hàng và thời gian báo cáo muốn xem.

Báo cáo theo từng khách hàng:

Tại menu [ Khách hàng ] > [ Chọn khách hàng ] > [ Hóa đơn ]

2. Doanh thu nhân viên

Xem chi tiết doanh thu từng nhân viên trong tại đây và có thể lọc theo các tiêu chí: tháng, năm, phòng ban

3. Thống kê cơ hội

Báo cáo chi tiết số lượng Cơ hội của tất cả các phòng ban, cơ hội theo từng nhân viên

Có thể xem dạng biểu đồ dễ trực quan hơn.

4. Báo cáo chi phí

Báo cáo chi tiết các khoản chi phí trong công ty theo các tháng, năm. Xem báo chi tiết trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Các mục chi phí này có thể thay đổi/thêm chi phí ở mục [Tài chính ] > [ Chi phí ]

Ngoài ra, có thể xuất báo cáo thành file excel hoặc PDF tùy ý.

5. Chi phí và thu nhập

Tổng tiền của doanh nghiệp giữa chi ra - thu về, cho biết tình hình tài chính theo từng tháng.

Thống kê dễ dàng theo năm và xem dạng biểu đồ để trực quan hơn.

Phân quyền người dùng

Việc Phân quyền có thể được thực hiện thông qua [ Vai trò ] hoặc phân quyền trực tiếp lên từng [ Nhân viên ]

Để tạo Vai trò mới, hãy truy cập [ Hệ thống ] -> [ Vai trò ]

• Quyền của Vai trò có thể bị ghi đè bởi quyền của Nhân viên. Quyền Vai trò được sử dụng để tự động điền tất cả các quyền trong khi tạo nhân viên.

• Thay đổi quyền vai trò sẽ không ảnh hưởng đến quyền của nhân viên hiện tại đang có vai trò. Khi cập nhật quyền của vai trò, bạn có thể Cập nhật quyền của tất cả nhân viên đang có vai trò này

• Cấu hình vai trò nhân viên mặc định trong Hệ thống -> Cài đặt -> Khác, đây sẽ là vai trò được chọn theo mặc định khi tạo nhân viên mới.

Người dùng là Quản trị hệ thống sẽ có tất cả các quyền hạn mà không cần phân quyền

Phân quyền Cơ hội

Lưu ý: Lưu ý rằng quyền của Cơ hội sẽ bị ẩn nếu một nhân viên được đánh dấu "không phải là nhân viên"

• Xem (tất cả) – Được xem và sửa tất cả cơ hội. Lưu ý: nhân viên không có quyền này sẽ chỉ được xem cơ hội được giao, cơ hội mình tạo và cơ hội đánh dấu công khai

• Xem (dữ liệu tự thêm) – Không hiển thị vì mặc định tất cả nhân viên đều có.

• Thêm mới – Không hiển thị vì mặc định tất cả nhân viên đều được thêm mới cơ hội trừ các tài khoản đánh dấu "Không phải là nhân viên"

• Sửa - Không hiển thị - Mọi người có quyền truy cập vào Cơ hội cụ thể đều cần được chỉnh sửa để phối hợp với nhau tốt hơn và thông tin luôn được cập nhật

• Xóa – Được xóa tất cả các cơ hội. Nếu không có quyền này, nhân viên sẽ chỉ được phép xóa các cơ hội của mình

• Nhân viên không phải là quản trị hệ thống sẽ chỉ được xem các cơ hội được phân công, cơ hội do mình tạo hoặc cơ hội đánh dấu công khai

• Nhân viên không phải là quản trị hệ thống có thể thêm mới cơ hội và phân công cơ hội cho người khác

Phân quyền Cơ hội

Phân cấp dữ liệu Cơ hội theo phòng ban

Đây là tính năng nâng cao, chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và cần phân cấp truy cập dữ liệu theo từng chi nhành / phòng ban.

Khách hàng cần cân nhắc trước khi áp dụng vì có thể làm phức tạp hóa mô hình quản lý. Trên thực tế việc quản lý doanh nghiệp nhỏ sẽ hiệu quả hơn khi có ít cấp quản lý

Sau khi bật tính năng "Phân cấp dữ liệu", sẽ có thêm một quyền mới "Xem cơ hội cả phòng ban" sẽ hoạt động như sau

• Nhân viên có quyền "Xem cơ hội cả phòng ban" sẽ được xem các Cơ hội "được tạo bởi" hoặc "được giao cho" cả những nhân viên thuộc phòng ban mình tham gia (một nhân viên có thể tham gia nhiều phòng ban)

• Lưu ý là để có thể sửa được các cơ hội của người khác (cùng phòng ban) thì vẫn cần có quyền "Xem (tất cả)". Nếu không có quyền này thì bạn chỉ xem danh sách mà không xem chi tiết hay sửa được Cơ hội

Tài khoản có quyền "Quản trị hệ thống" sẽ có quyền xem và sửa tất cả các cơ hội mà không cần phân quyền

Cấu hình hệ thống

1. Danh sách nhân viên

Quản trị viên có thể Thêm mới nhân viên, sửa thông tin nhân viên, phân quyền nhân viên hoặc tạo thêm các Nhóm kinh doanh mới.

2. Vai trò người dùng

Thêm mới vai trò

• Bước 1: Chọn [ Hệ thống ] > [Vai trò người dùng ] > [ Thêm vai trò ]

• Bước 2: Thiết lập thông tin, phân quyền

• Bước 3: Bấm [ Lưu lại ]

Chỉnh sửa vai trò

Để chỉnh sửa các vai trò đã thiết lập, bấm nút chỉnh sửa góc phải nhé.

3. Nội dung soạn sẵn

Cho phép soạn sẵn các biểu mẫu như: Hợp đồng, email.. khi cần sử dụng bạn chỉ việc chọn, rút ngắn thời gian làm việc với khách hàng.

• Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Nội dung soạn sẵn ] > [ Thêm nội dung mẫu ]

• Điền thông tin và Lưu lại

Chỉnh sửa/Xóa các mẫu có sẵn

4. Mẫu email

SoftwayCRM có sẵn các mẫu email, bạn có thể tùy chỉnh phù hợp theo quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Chọn mục [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Mẫu email ]

• Chọn mẫu email muốn sửa

• Lưu lại

5. Tùy chỉnh dữ liệu

SoftwayCRM cho phép thêm trường thông tin dựa trên nhu cầu của bạn. Để thêm, bạn thao tác:

[ Hệ thống ] > [ Tùy chỉnh dữ liệu ] > [ Thêm trường tùy chỉnh ]

Thiết lập thông tin và lưu lại nhé.

Lưu ý:

• Chỉ hiện thị với quản trị viên: Chỉ người có vai trò là quản trị viên mới được xem

• Bắt buộc: Áp dụng cho tất cả mọi người

6. Khách hàng

Nhóm khách hàng: Cho phép thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa nhóm bất kỳ

Danh sách khu vực: Được hiểu là các tỉnh trong nước. Khi tạo khách hàng bạn có thể gán họ vào khu vực phù hợp.

7. Hỗ trợ khách hàng

Phòng ban: Thiết lập thêm phòng ban công ty, sửa hoặc xóa phòng ban bất kỳ.

Để cài đặt, chọn mục [ Hệ thống ] > [ Hỗ trợ khách hàng ] > [ Phòng ban ]

Mức độ ưu tiên:

Dễ dàng tùy chỉnh mức độ ưu tiên trong ticket hỗ trợ. Khách hàng khi có yêu cầu họ thường chọn mức ưu tiên CAO nhưng bạn có thể thoải mái sắp xếp theo mức độ cần thiết. Để cài đặt, bạn chọn mục [ Hệ thống ] > [ Hỗ trợ khách hàng ] > [ Mức độ ưu tiên ]

Tình trạng yêu cầu: Thiết lập các trạng thái khi xử lý yêu cầu của khách hàng. Quản trị viên có thể thêm mới và chỉnh sửa tình trạng ban đầu.

Dịch vụ: Là nơi giúp bạn thiết lập các dịch vụ hỗ trợ của công ty. Khi có khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ, người quản trị sẽ biết yêu cầu đó thuộc bộ phận/dịch vụ/phòng ban nào. Quản trị viên dễ dàng bật/tắt danh mục, hoặc tạo thêm danh mục mới tại: [ Hệ thống ] > [ Hỗ trợ khách hàng ] > [ Dịch vụ ]

Lọc yêu cầu rác: Thiết lập nội dung bạn muốn chặn (chặn ai, nội dung gì...)

8. Cơ hội

Nguồn cơ hội: Thiết lập các nguồn cơ hội khi nhập vào hệ thống, giúp người dùng biết cơ hội đó đến từ nguồn nào để có cách tiếp cận và điều chỉnh phù hợp.

Tìm kiếm nguồn cơ hội dễ dàng.

Tình trạng: Thiết lập tình trạng các cơ hội để nhân viên bán hàng/người quản lý sales dễ theo dõi các cơ hội.

Tích hợp email: SoftwayCRM cho phép tích hợp công cụ email với các biểu mẫu đăng kí trên web. Khi khách hàng đăng kí trên web sẽ tự động được nhập vào SoftwayCRM ở dạng Cơ hội. Bạn có thể chỉ định cơ hội đó cho người phụ trách và người phụ trách sẽ nhận được thông báo về cơ hội này.

Để cài đặt, bạn chọn mục [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [Cơ hội ] > [ Tích hợp email ]

Lưu ý:

• Mặc định [ Thư mục ] là inbox và [ Kiểm tra mỗi (phút) ] là 10

• Bạn chỉ thiết lập các trường cơ bản: nguồn cơ hội, người tiếp nhận...

Tích hợp với trang web

Bạn có thể tạo nhiều biểu mẫu trên web và tích hợp vào SoftwayCRM để quản lý cơ hội/khách hàng dưới dạng iframe.

Để tích hợp, chọn mục [ Hệ thống ] > [Cơ hội ] > [ Tích hợp với trang web ] > Thêm form cơ hội.

9. Tài chính

Các loại thuế: Thiết lập các loại thuế cho sản phẩm/dịch vụ của công ty khi tính hóa đơn cho khách hàng.

​

Đơn vị tiền: Thiết lập đơn vị tiền tệ doanh nghiệp sử dụng

Phương thức thanh toán: Thiết lập các tài khoản thanh toán của doanh nghiệp

Lưu ý: Các phương thức thanh toán dưới đây dành cho ngoại tuyến. Thanh toán trực tuyến có thể tùy chỉnh trong Thiết lập -> Cài đặt -> Cổng thanh toán.

​

Phân loại Chi phí: Tạo các loại chi phí của doanh nghiệp

​

Phân loại Khoản thu: Thiết lập các khoản thu sản phẩm/dịch vụ

10. Hợp đồng

Tạo các hợp đồng mẫu cho sản phẩm/dịch vụ. Nhân sự dễ sử dụng khi cần mà không mất thời gian soạn thảo.

11. Thiết lập menu

Menu chính: Cho phép sắp xếp các menu, ẩn hiện menu. Giữ chuột để sắp xếp các khối theo trật tự mong muốn.

Thao tác xong, bấm [ Lưu lại menu] nhé.

Menu "Hệ thống"

Tương tự như menu chính, menu Hệ thống cho phép sắp xếp các menu, ẩn hiện menu. Giữ chuột để sắp xếp các khối theo trật tự mong muốn.

Thao tác xong, bấm [ Lưu lại menu] nhé.

​

12. Kiểu giao diện

SoftwayCRM có khả năng tùy chỉnh cao, cho phép thiết lập kiểu giao diện theo ý muốn người dùng từ màu sắc, các nút bấm....

13. Cài đặt

Quản trị viên cần thiết lập hệ thống tại đây trước khi sử dụng. Chỉ có quản trị viên mới có quyền này.

Tổng đài

1. Giới thiệu tính năng tổng đài

Tính năng tổng đài cho phép người dùng thực hiện nhanh bất kỳ cuộc gọi đi/nhận cuộc gọi đến ngay trên hệ thống SoftwayCRM.

• Tra cứu cuộc gọi theo: nhân viên, loại cuộc gọi (gọi đi, gọi đến, gọi nội bộ), thời gian, tên khách hàng...

• Nghe lại file ghi âm (phù hợp với nhân viên sales và người quản lý để theo dõi và điều chỉnh kịch bản khi gọi điện bán hàng/hỗ trợ/tư vấn...)

Nghe lại lịch sử cuộc gọi

Gọi điện chăm sóc khách hàng từ phần mềm

2. Tích hợp với tổng đài

Bước 1: Truy cập menu [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Tổng đài ]

Màn hình thiết lập tích hợp với OmiCall

Bước 2: đăng nhập vào OmiCall.com để lấy các thông số (3) Api key (4) Domain (5) Số nội bộ (6) Mật khẩu

1. Lấy thông số (3) API key

2. Chọn số gọi ra

3. Lấy các thông số (4) Domain (5) Số nội bộ - User name (6) Mật khẩu

Bước 3: Quay lại phần thiết lập của SoftwayCRM và nhập các thông số bạn vừa lấy được từ OmiCall (3) Api key (4) Domain (5) Số nội bộ (6) Mật khẩu sau đó:

• Bấm nút [ Cập nhật số nội bộ ] để hệ thống hiện thị toàn bộ các số đang sử dụng

• Cuối cùng, bấm nút [ Lưu cài đặt ] để hoàn tất

Quản lý tuyển dụng

1. Giới thiệu tính năng Tuyển dụng (E-Recruiting)

Với tính năng Tuyển dụng, cho phép doanh nghiệp thực hiện quy trình tuyển nhân sự một cách bài bản, khoa học và tiết kiệm thời gian làm việc.

E-Recruiting được thiết kế theo Quy trình tuyển dụng chuẩn mực giúp bộ phận nhân sự triển khai các chiến dịch tìm kiếm nhân tài một cách dễ dàng, không mất nhiều thời gian học hỏi phần mềm hay phải sử dụng các hệ thống HRM đắt tiền khác.

E-Recruiting có gì hay ?

• Tạo các chiến dịch tuyển dụng theo quy trình chuẩn

• Lên lịch và phỏng vấn online

• Có trang tuyển dụng doanh nghiệp đẹp mắt

• Tự động đào tạo nhân sự mới vào làm

Xem tổng quan tính năng ở video này nhé:

2. Tin tuyển dụng

Cho phép tạo các chiến dịch tuyển dụng trong doanh nghiệp.

Trước tiên, bạn vào Tin tuyển dụng và thực hiện:

Bước 1: Chọn menu [ Tuyển dụng ] > [ Tin tuyển dụng ] > [ Thêm tin tuyển dụng ]

Bước 2: Điền nội dung cho vị trí tuyển dụng

Tại menu Tin tuyển dụng, bạn có thể lọc các tin theo nhiều tiêu chí (phòng ban, vị trí, tình trạng) và có đầy đủ các trường thông tin quan trọng đối với các ứng viên, thậm chí bạn có thể chèn bảng, vẽ mindmap trong phần mô tả công việc một cách dễ dàng.

3. Hồ sơ ứng viên

Là nơi tập hợp tất cả các hồ sơ nhân sự ứng tuyển. Ngay sau khi nhân sự điền thông tin vào form ứng tuyển, hồ sơ được đưa vào hệ thống tự động.

Tại đây nhà tuyển dụng sẽ biết các thông tin quan trọng:

• Có bao nhiêu ứng viên tham gia dự tuyển

• Ứng viên dự tuyển thuộc vị trí nào

• Tình trạng ứng viên (phỏng vấn, trúng tuyển, không trúng tuyển..)

• Lọc và tìm kiếm ứng viên, tin tuyển dụng dễ dàng

• Gửi email đến ứng viên ngay trên hệ thống (bạn có thể tạo sẵn các mẫu email)

Với mỗi ứng viên, nhà tuyển dụng có thể xem chi tiết thông tin ứng viên, chỉnh sửa hoặc thực hiện các tác vụ như gửi email, lên lịch phỏng vấn hay đánh giá, chỉnh sửa lại hồ sơ.... một cách dễ dàng. Hệ thống sẽ ghi lại và bất kỳ ai cũng có thể chi tiết về ứng viên này.

4. Lịch phỏng vấn

Khi nhận được hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ lên Lịch phỏng vấn cho các vị trí.

Bước 1: Chọn menu [Thêm lịch phỏng vấn ]

Bước 2: Tạo thông tin cho lịch phỏng vấn: ngày giờ, tên ứng viên, người phỏng vấn, vị trí phỏng vấn...

Tạo lịch phỏng vấn cho các vị trí

Thông tin chi tiết lịch phỏng vấn

Sau khi thực hiện phỏng vấn bạn, bạn có thể ghi chú, đánh giá và chuyển tình trạng ứng viên.

So với cách làm truyền thống, những ứng viên TIỀM NĂNG vẫn được trong hệ thống, bạn dễ dàng tìm lại khi thời điểm phù hợp. Như trước đây, sẽ rất khó để tìm kiếm trong đống hồ sơ giấy hoặc hòm thư email.

Chuyển tình trạng ứng viên sau khi phỏng vấn

Với các ứng viên trúng tuyển, bạn có thể TẠO HỒ SƠ NHÂN VIÊN trong hệ thống dễ dàng dựa trên các thông tin từ hồ sơ mà không phải nhập tay thủ công. Đồng thời phân quyền cho nhân viên khi sử dụng hệ thống.

Tạo hồ sơ ứng viên chỉ bằng 1 click chuột

5. Form ứng tuyển

Cho phép thiết kế form ứng tuyển với nhiều tiêu chí khác nhau bằng thao tác kéo thả.

Để tạo form ứng tuyển, thao tác:

Bước 1: Chọn menu [ Tuyển dụng ] > [ Form ứng tuyển ] > [ Thêm form ứng tuyển ]

Bước 2: Thiết kế form nếu muốn thay đổi trường thông tin (chọn Thiết kế form)

6. Website tuyển dụng

Doanh nghiệp có ngay một trang tuyển dụng đẹp mắt không khác gì các trang tuyển dụng hiện nay. Chỉ việc gửi đường link này, mọi người có thể:

• Xem chi tiết các vị trí đang tuyển

• Nộp hồ sơ trực truyến ngay

• Gửi thông tin tuyển dụng qua email cho bạn bè

7. Cài đặt

Cho phép bạn cài đặt các thông tin quan trọng trong menu Tuyển dụng này, bao gồm:

• Vị trí nhân sự cần tuyển

• Biểu mẫu đánh giá nhân sự khi phỏng vấn

• Tạo quy trình hội nhập cho nhân viên mới

• Tạo kỹ năng cho từng vị trí

• Thêm các chi nhánh của công ty

• Danh sách lĩnh vực

8. Tự động quét hồ sơ ứng viên từ email

Chọn mục [ Tuyển dụng ] > [ Cài đặt ] > [ Tích hợp email (quét hồ sơ tự động) ]

Tính năng này tự động quét "Hồ sơ ứng viên" từ hòm thư email tuyển dụng (được thiết lập bên dưới)

Lưu ý:

• "Tiêu đề email" sẽ được nhập vào mục "Tên ứng viên"

• Email gửi đi được nhập vào "Email của ứng viên"

• Nội dung email được nhập vào mục "Tự giới thiệu"

• File đính kèm của email sẽ nhập vào mục "Đính kèm" của Hồ sơ ứng viên

Sau đó bạn hãy làm theo hướng dẫn trong video

Quản lý hồ sơ nhân sự

Tính năng "Hồ sơ nhân sự" cung cấp cơ sở dữ liệu hợp nhất cho tất cả nhân viên trong quá khứ và hiện tại bao gồm các chương trình đào tạo, đánh giá hiệu suất, nghỉ việc, tiền lương...

Lợi ích của tính năng "Hồ sơ nhân sự"

• Giúp quản lý tập trung mọi dữ liệu về từng nhân sự từ nhân khẩu học, hợp đồng, quá trình đào tạo nội bộ, lương...

• Giúp rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên thông qua thư viện bài test và lộ trình đào tạo được xây dựng sẵn cho từng vị trí

• Đánh giá quá trình đào tạo một cách tự động, minh bạch và chi tiết

• Đưa ra các báo cáo thống kê về nhân sự trực quan và dễ hiểu

Video hướng dẫn

1 - Các bước thiết lập ban đầu

1.1 Thêm "Loại hợp đồng"

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Cài đặt ] > [ Loại hợp đồng ] như hình minh họa

Nhập "Loại hợp đồng"

1.2 Thêm Loại lương / Loại phụ cấp / Thủ tục nghỉ việc / Loại đào tạo

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Cài đặt ] > Thêm (1) Loại lương (2) Loại phụ cấp (3) Thủ tục nghỉ việc (4) Loại đào tạo như hình minh họa

1.3 Cập nhật "Mẫu lộ trình đào tạo nhân viên mới"

Chính là mẫu lộ trình đào tạo một nhân viên mới

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Cài đặt ] > [ Mẫu lộ trình đào tạo nhân viên mới ]

1.4 Cập nhật Nơi làm việc và Quyền hạn

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Cài đặt ] > Thêm [ Nơi làm việc ] và [ Quyền hạn ]

2 - Các bước ứng dụng

2.1 Thêm "Mô tả công việc" cho các vị trí

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Cài đặt ] > Thêm [ Mô tả công việc ]

2.2 Xây dựng thư viện chương trình "Đào tạo"

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Chương trình đào tạo ]

(1) Đầu tiên, bạn cần xây dựng "Thư viện đào tạo" là tập hợp các bài test dạng câu hỏi trắc nghiệm

Lưu ý: hiện tại chỉ có 1 dạng câu hỏi là "nhiều lựa chọn". Vì vậy với những câu hỏi chỉ có 1 đáp án, bạn có thể thêm chú thích "chọn một đáp án" hoặc "chọn nhiều đáp án" trong phần câu hỏi để người thi biết cách làm

Thêm "Thư viên đào tạo"

(2) Tiếp đến, bạn có thể tạo ra các "Chương trình đào tạo" bằng cách chọn các bài thi trong mục "Thư viện đào tạo"

Thêm "Chương trình đào tạo"

(3) Cuối cùng là phần "Kết quả đào tạo" sẽ liệt kê kết quả các bài test của các nhân viên

Xem "Kết quả đào tạo"

2.3 Bắt đầu đào tạo nhân viên mới

Chọn mục [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Tiếp nhận nhân viên ] > Bấm nút [ Thêm ] để chọn nhân viên và lộ trình đào tạo phù hợp

Lộ trình đào tạo nhân viên mới

2.4 Nhân viên làm bài kiểm tra online

Bước 1: Nhân viên làm bài kiểm tra

Sau khi nhân viên được thêm vào lộ trình đào tạo tại bước (2.3) thì có thể tự mình làm các bài trắc nghiệm online bằng cách [ bấm vào nút có hình hồ sơ ] tại góc trên bên phải màn hình > chọn mục [ Đào tạo ] > Chọn một bài kiểm tra và bắt đầu làm

Nhân viên làm bài kiểm tra dạng câu hỏi trắc nghiệm

Bước 2: Người đào tạo xem kết quả

Cách 1: Truy cập tính năng [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Đào tạo ] > [ Kết quả đào tạo ]

Cách 2: Truy cập tính năng [ Hồ sơ nhân sự ] > [ Tiếp nhận nhân viên mới ] > Chọn một nhân viên và bấm nút [ Xem ]

Xây dựng OKR

1. Giới thiệu tính năng OKRs

Với tính năng OKR, giờ đây doanh nghiệp có thể quản trị tổng thể mọi khía cạnh chỉ trong một phần mềm duy nhất.

Điểm khác biệt của tính năng OKR

• Thiết kế nguyên lý gốc mẫu mực từ Google

• Thiết lập mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp

• Cực kỳ dễ hiểu ngay cả với người chưa biết về OKR

• Liên kết trọn vẹn với công việc mà không phải dùng công cụ bên ngoài

• Phần mềm tự huấn luyện người dùng từn

• g bước khi bắt đầu sử dụng

Bộ tài liệu hướng dẫn triển khai OKR cho doanh nghiệp

• Tài liệu hướng dẫn thiết lập OKR từ Google (tiếng Việt): https://bit.ly/38599SA​

• Bộ câu hỏi kiểm tra kiến thức OKR căn bản dành cho đào tạo nội bộ: https://bit.ly/35Gcp41​

• Mẫu OKR theo chức vụ và phòng ban: https://bit.ly/2HKkHzX​

• Cách viết OKR đúng theo công thức John Doerr: https://bit.ly/34NUglE​

2. Thiết lập mục tiêu OKRs

Cho phép thiết lập toàn bộ Mục tiêu của doanh nghiệp tại đây, bao gồm: mục tiêu công ty, phòng ban, cá nhân

Khi bắt đầu, người dùng sẽ thực hiện thao tác thêm mục tiêu (cấp công ty, nhóm, cá nhân) vào phần mềm. Thao tác như sau:

Bước 1: Chọn menu [ Thêm mới mục tiêu ]

Bước 2: Thiết lập Mục tiêu

• Chu kỳ: Thường chia theo Quý 1, 2, 3, 4 (mỗi quý gồm 3 tháng)

• OKR cấp trên: Là OKR của công ty hoặc phòng ban. Các cấp dưới lựa chọn cấp OKR phù hợp khi thiết lập

• Loại: Thiết lập OKR cho cấp nào, bạn chọn loại đó

• Phòng ban: Tên các phòng ban trong doanh nghiệp

• Nhóm OKRs: Phân chia theo các khía cạnh trong doanh nghiệp

Bước 3: Thiết lập Kết quả then chốt

• Kết quả chính: Liệt kê các KR bạn muốn đạt được

• Mục tiêu: Điền các con số trong Kết quả chính

• Đơn vị: Các loại đơn vị biểu trưng cho Kết quả chính

• Kế hoạch: Liệt kê kế hoạch công việc, ý tưởng đột phá để thực hiện hoàn thành KR đặt ra

• Kết quả thực tế: Điền kết quả đã thực hiện được (thường sau khi kết thúc chu kỳ OKR)

• OKR chéo: Liên kết với các Mục tiêu của cá nhân, phòng ban khác.

Bước 4: Lưu lại

Ví dụ:

KR: Ký 10 hợp đồng mới

• Kết quả chính: Ký 10 hợp đồng mới

• Mục tiêu: 10

• Đơn vị: Hợp đồng

3. Check-in

Là một cuộc họp nhanh 15-20 phút, nơi nhóm làm việc báo cáo về tiến độ OKR và đặt ra ưu tiên cho tuần sắp tới. Mục đích là để đảm bảo rằng OKRs tiến triển.

Check - in được ấn định vào 1-2 buổi với khung giờ cố định trong tuần. Khi tiến hành Check - in, thường mỗi cá nhân tự check - in OKR của mình trước sau đó sẽ đến phòng ban họp với nhau.

Tại mỗi Mục tiêu, bấm nút

để thực hiện nhé. Khi check-in sẽ phải trả lời:

• Kết quả đạt được hiện tại

• Đánh giá mức độ tự tin của OKR (làm tiếp hay không)

• Các câu hỏi 1,2,3....để tháo gỡ khó khăn và đề xuất mới

Lên lịch check-in tiếp theo hoặc chọn nút Hoàn thành OKR và Lưu lại.

Tại menu Check - in, người dùng cũng có thể thêm các công việc cho OKR bằng tab Công việc, chọn

. Đây cũng là điểm khác biệt của SoftwayCRM, bạn không phải đính kèm link Google Sheet hay tải file để xem công việc.

4. Cài đặt

Cho phép thiết lập các chỉ số quan trọng trong OKR, chỉ việc [ Thêm mới ] hoặc [ Sửa / Xóa ] nội dung có sẵn, bao gồm:

• Chu kỳ

• Câu hỏi check-in

• Mẫu phản hồi / ghi nhận

• Đơn vị

• Nhóm OKRs

Trình ký

Là tính năng cho phép số hóa quy trình duyệt các yêu cầu, đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm đến 90% thời gian làm việc.

Áp dụng để số hóa các quy trình phê duyệt đề xuất nội bộ như

• Ban hành văn bản nội bộ (quy định nội bộ, công văn, quyết định…)

• Phê duyệt bảng lương, thưởng

• Phê duyệt các khoản thanh toán (đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, duyệt các khoản chi...)

1 - Thiết lập ban đầu: Cài đặt người quản lý

Trước hết, bạn cần thiết lập người quản lý phòng ban và quản lý trực tiếp nhân viên để xác định cấp phê duyệt

• Thiết lập cài đặt tại mục [ Trình ký ] > [ Cài đặt ]

• Chọn người được phê duyệt trong các bảng [ Người quản lý phòng ban ] và [ Người quản lý trực tiếp ]

2 - Thêm nhóm trình ký

Cho phép thiết kế các workflow để phê duyệt các đề xuất, yêu cầu nội bộ

• Vào mục [ Trình ký ] > [ Nhóm trình ký ]

• Chọn [ Thêm mới nhóm trình ký ]

3 - Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ trình ký

• Hình tròn: ký hiệu bắt đầu và kết thúc quy trình ký

• Hình chữ nhật / hành động: chọn hành động và chọn cấp phê duyệt

  • (1) Hành động phê duyệt: để gửi yêu cầu phê duyệt đồng thời chọn cấp phê duyệt

  • (2) Hành động từ chối: để tự động chuyển về trạng thái "Từ chối"

• Hình thoi / quyết định: nhận output từ action trước. Hình thoi có 2 nhánh đồng ý và không đồng ý

• Hình bầu dục: để chuyển trạng thái

Lưu ý: khi vẽ xong sơ đồ, bạn cần đảm bảo các đường liên kết đã kết nối thành công giữa các khối bằng cách thử di chuyển các khối xem đường liên kết có bị tách rời ra không

4 - Ví dụ mẫu

Ví dụ quy trình phê duyệt 1 cấp

• Trạng thái ban đầu khi tạo "Chưa trình"

• Tiếp theo đến bước "Gửi yêu cầu phê duyệt" thì sẽ ai phê duyệt => lúc này sử dụng khối hình chữ nhật để chọn "Hành động phê duyệt" và "cấp phế duyệt". Như hình trên đang chọn quản lý trực tiếp phê duyệt

• Sau đó chọn hình thoi để nhận output từ action trên

  • Hình thoi có 2 nhánh: đồng ý và không đồng ý

  • Nếu không đồng ý chọn hình chữ nhật [ Hành động từ chối ] để tự động chuyển về trạng thái "Từ chối" nếu đồng ý muốn lên 1 cấp phê duyệt nữa thì chọn [ Hành động phê duyệt ] và chọn cấp phê duyệt đưa tiếp hình thoi vào để nhận output từ action này

  • Nhưng trong hình trên thì chỉ cần 1 cấp phê duyệt thôi cho nên sẽ chọn "Thay đổi trạng thái thành: Đã phê duyệt"

• Cuối cùng là [ Kết thúc ]

Video hướng dẫn

Quy trình gửi chữ ký điện tử

Tính năng "Ký điện tử" trong SoftwayCRM giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các thủ tục và quy trình nội bộ

Chữ ký điện tử là gì?

• Theo Luật Giao dịch điện tử “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

• Một cách đơn giản, chữ ký điện tử có thể hiểu là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh nào được đính kèm với tài liệu hoặc tin nhắn thể hiện danh tính của người ký và sự chấp thuận nó

• Hai khái niệm chữ ký số (digital signature) và chữ ký điện tử (electronic signature) thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số)

Hướng dẫn "Ký điện tử" cho Đề xuất, Báo giá, Hợp đồng

• Bước 1: Bật tính năng "Ký điện tử" cho "Đề xuất" và "Báo giá" tại menu [ Cài đặt ] > [ E-Sign ]. Riêng đối với tính năng "Hợp đồng" thì mặc định "Ký điện tử" đã được bật

Bật tính năng "Ký điện"

• Bước 2: Thực hiện "Ký điện tử" trên "Hợp đồng".

  • Truy cập [ Công việc ] > [ Hợp đồng ] > Chọn hợp đồng cần ký > bấm nút [ Xem thêm ] và chọn [ Xem hợp đồng ] > Bấm nút [ Ký ]

  • Thực hiện việc Ký điện tử trên các thiết bị Điện thoại hoặc Máy tính bảng

  • Làm tương tự nếu bạn muốn "Ký điện tử" cho "Báo giá" và "Đề xuất"

  ​

Thao tác Ký điện tử

Quản lý hóa đơn điện tử

Truy cập vào mục [ HỆ THỐNG ] > [ CÀI ĐẶT ] > [ Hóa đơn điện tử ]

Bước 1: Trước hết bạn cần nhập "Tất cả mẫu số hóa đơn" trong mục "Cài đặt chung" sau đó bấm [ LƯU CÀI ĐẶT ]

01GTKT0/001

02GTTT0/001

03XKNB0/001

04HGDL0/001

06HDXK0/001

07KPTQ0/001

Nhập phần "Cài đặt chung"

Bước 2: Bấm vào tab M-invoice và nhập các thông số thiết lập chi tiết như hình dưới sau đó bấm nút [ LƯU CÀI ĐẶT ]

• Lưu ý, ô "Ký hiệu hóa đơn" năm 2022 là "1C22TVN"

Nhập thông số như hình

Quản lý tổng đài ảo

Tích hợp tổng đài OmiCall

Bước 1: Truy cập menu [ Hệ thống ] > [ Cài đặt ] > [ Tổng đài ]

Màn hình thiết lập tích hợp với OmiCall

Bước 2: đăng nhập vào OmiCall.com để lấy các thông số (3) Api key (4) Domain (5) Số nội bộ (6) Mật khẩu

1. Lấy thông số (3) API key

2. Chọn số gọi ra

3. Lấy các thông số (4) Domain (5) Số nội bộ - User name (6) Mật khẩu

Bước 3: Quay lại phần thiết lập của SoftwayCRM và nhập các thông số bạn vừa lấy được từ OmiCall (3) Api key (4) Domain (5) Số nội bộ (6) Mật khẩu sau đó bấm nút [ Lưu cài đặt ]